Teamevents sind neben dem motivatorischen Aspekt auch steuerlich interessant, denn diese gelten als Betriebsausgabe und sind somit absetzbar.
Teamevents sind in Unternehmen aller Größe eine beliebte Variante der Motivationsförderung. Und das völlig zurecht. Denn es ist für alle im Unternehmen gleich wohltuend, ein oder zweimal im Jahr außerhalb des normalen beruflichen Umfeldes miteinander unterwegs zu sein. Neben dem motivatorischen Aspekt ist ein Teamevent auch steuerlich interessant, denn es gilt als Betriebsausgabe und ist somit absetzbar.
Bogenschießen mit der Belegschaft, ein gemeinsames Kochevent mit Küchenprofis in der Erlebnisküche oder eine gemeinsame tabtour®: Betriebsausflüge und Teamevents gehören für die meisten Unternehmen zum guten Ton, um den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Wertschätzung auszusprechen und ihnen darüber hinaus eine angenehme Möglichkeit zu bieten, auch die entfernteren Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen in einem so ganz anderen Rahmen außerhalb der Firma kennenzulernen. Neben der motivierenden Wirkung, die sich durch ein durchdachtes Event bei den Mitarbeitern einstellt, gibt es auch einen positiven finanziellen Aspekt. Denn die Kosten sind als Betriebsausgaben absetzbar – sofern gewisse Regeln eingehalten und Grenzwerte beachtet werden.
Es ist übrigens völlig gleichgültig, ob das Event vom Chef persönlich, dem Betriebsrat oder der Personalabteilung geplant und durchgeführt wird. Hauptsache, es handelt sich um „eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter“. Was im Behörden-Deutsch so gar nicht nach Spaß und Erlebnis klingt, gilt aber für jedes denkbare Event, bei dem die Mitarbeiter etwas gemeinsames unternehmen – hier sind der Kreativität des Orga-Teams keinerlei Grenzen gesetzt.
Grenzen bestehen aber sehr wohl bei den Kosten, für die Auswahl der zum Event geladenen Personen sowie bei der Häufigkeit von Teamevents. Der Reihe nach: Das Teamevent darf pro Teilnehmer bis zu 110 Euro inklusive Umsatzsteuer der entstanden Teilrechnungen kosten. Übersteigt die Summe die 110-Euro-Grenze, wird der Mehrbetrag als „geldwerter Vorteil“ eingestuft, den entweder der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer mit pauschal 25 Prozent versteuern muss. Bei der Einladung der Teilnehmer muss die Gleichheit gewahrt werden: Auch wenn es statthaft ist, Events für einzelne Abteilungen, Arbeitsgruppen oder Teams zu organisieren, dürfen dabei keine Mitarbeiter, die zur definierten Arbeitsgruppe gehören, ausgeschlossen werden. Plant beispielsweise der Vertriebsleiter ein Event für die Vertriebsabteilung, so darf er die Einladung nicht auf die beschränken, die im letzten Jahr besonders gut verkauft haben.
Oft werden zu Betriebsfeiern auch Verwandte der Mitarbeiter eingeladen. Hierbei gilt, dass Angehörige dem Mitarbeiter „angerechnet“ werden. Kommt beispielsweise ein Mitarbeiter mit seiner Frau und seinen drei Kindern, darf die Aufwendung für seine und die Teilnahme seiner Familie die 110-Euro-Grenze nicht überschreiten.
In Sachen Häufigkeit akzeptieren die Finanzbehörden maximal zwei Events pro Kalenderjahr. Entscheidet sich das Unternehmen dazu, aus besonderem Anlass mehr als zwei Events zu veranstalten, so dürfen die beiden kostspieligeren steuerlich geltend gemacht werden.
Um die Betriebsfeier in vollem Rahmen ansetzen zu können, muss für das Finanzamt alles sauber belegt werden. Allem voran gehört zu diesen Dokumenten eine namentliche Teilnehmerliste, eine grobe Schätzung wie – es haben so um die fünfzig Mitarbeiter teilgenommen – reicht nicht aus. Dazu müssen alle relevanten Belege eingereicht werden, also die Rechnung des Busunternehmers für den Transfer, Übernachtungsquittungen, Gagen, die gastronomischen Dienstleistungen und eventuelle Eintrittskarten. Dazu noch ein Tipp: Bei musikalischen Darbietungen aller Art entsteht eine Gema-Gebühren-Pflicht, die ebenfalls in die Aufwendungen eingerechnet werden muss.
Für einen Betriebsausflug oder Teamevent ist aus buchhalterischer Sicht das Konto „freiwillige soz. Aufwendungen, lohnsteuerfrei“ gedacht. Hier werden alle zum Betriebsevent gehörenden Kosten und Aufwendungen eingebucht. Im Zweifel besprechen Sie das für Ihr Unternehmen ideale Prozedere explizit mit Ihrem Steuerberater.
Vor allem in Unternehmen, die mehrere Standorte oder Niederlassungen betreiben, kann das zentrale Firmenevent – etwa im Firmen-Headquarter - natürlich immensen Reisebedarf verursachen, wenn alle Mitarbeiter zum Event geladen sind. Dabei gilt die 110-Euro-Grenze glücklicherweise ohne die Einberechnung der individuellen Reisekosten der anreisenden Mitarbeiter. Diese sind steuerfrei rückerstattbar wie bei einer regulären Dienstreise. Gehören zum Event allerdings gemeinsame Reiseaktivitäten wie etwa der Bustransfer zur Event-Location, so gehören diese Reisekosten zu den Eventaufwendungen – fließen also in die 110 Euro Prokopfbudget ein.
Ein Teamevent ist bis zu 110 Euro Aufwand pro Mitarbeiter absetzbar
Somit steht einem kreativen Teamevent im Prinzip nichts mehr im Weg. Haben Sie in Ihrem Unternehmen bisher noch keine Betriebsveranstaltungen organisiert, sollten Sie eine solche Maßnahme durchaus ins Auge fassen. Denn ein gelungenes Teamevent ist eine betriebliche Aufwendung, die in vielerlei Hinsicht lohnt. Sie sprechen Ihren Mitarbeitern mit einem spannenden Tag nicht nur Ihre Wertschätzung aus, Sie stärken auch das innerbetriebliche Netzwerk, sorgen für neue Kommunikationskanäle und tragen dazu bei, dass Ihre Mitarbeiter mehr von ihren Kolleginnen und Kollegen erfahren und ein besseres Verständnis für das Gesamtunternehmen entwickeln.
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