Expertentipps 2020

Betriebsausflug steuerlich absetzen

Der Betriebsausflug gehört zu den absoluten Klassikern der Mitarbeitermotivation. Und natürlich ist er steuerlich geltend zu machen, wenn Sie ein paar Regeln einhalten. 

6 Februar 2020

Sonnenuntergang Team feiert Betriebsausflug 2020 Silhouetten

Machen Sie Ihre Betriebsausflug erfolgreich steuerlich geltend und bieten Sie Ihrem Team ein besonderes Erlebnis

Betriebsausflüge gehören in Unternehmen aller Größe zu einem festen Baustein in der Jahresplanung. Auch heutzutage stehen diese hoch im Kurs, sogar bei Start-ups, bei denen er aber meist unter einer etwas cooleren Bezeichnung daherkommt. Dennoch sollten Sie das Wort Betriebsausflug nicht ganz aus den Firmenjargon streichen: Unter der Bezeichnung können Sie Ihr Firmen-Event nämlich beim Finanzamt geltend machen, wenn Sie die Grundsätze beherzigen, die wir Ihnen in diesem Beitrag vermitteln. Wie Sie Ihr Mitarbeiter-Event auch immer nennen, es ist eine erstklassige Möglichkeit, den Mitarbeitern besondere Erlebnisse zu bieten, die Spaß machen und den Zusammenhalt stärken. Und die Ihnen einen triftigen Grund dafür liefern, sich trotz Arbeitsalltags mit dem Unternehmen zu identifizieren und endlich einmal wieder festzustellen, dass die Firma aus weit mehr besteht, als dem eigenen Schreibtisch.

Der Betriebsausflug hat zwei steuerliche Aspekte. Helge Schubert ist Fachanwalt für Steuerrecht bei der Kanzlei Rose & Partner und erklärt die steuerrechtlichen Grundlagen: "Zunächst sind die Kosten für den Betriebsausflug ohne jegliche Höchstgrenze abzugsfähig – gelten also als klassische Betriebsausgabe. Allerdings gilt eine Obergrenze von 110 Euro pro Arbeitnehmer, der am Betriebsausflug teilnimmt. Wird diese Grenze überschritten, muss der überschreitende Betrag vom Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil versteuert werden." Das würde die Freude des Arbeitnehmers über den gemeinsamen Tag mit den Kollegen zweifelsohne etwas trüben.

Wie können Sie Ihren Mitarbeitern bei Überschreitung der Obergrenze entgegenkommen?

Helge Schubert rät Unternehmen, diesen finanziellen Malus für die Arbeitnehmer zu übernehmen: „Seitens des Finanzamtes besteht die Möglichkeit, dass der Unternehmer den Betrag über 110 Euro für den Mitarbeiter mit pauschal 25 Prozent versteuert.“ 

Ein Beispiel: Kostet der Mitarbeitertag unterm Strich 150 Euro pro Mitarbeiter, so werden die 40 Euro oberhalb der Grenze dem Unternehmen mit 10 Euro pro Mitarbeiter an zusätzlicher Lohnsteuer belastet. Diese steuerliche Regelung gilt für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr.

Übrigens: Zu den bis zu zwei jährlichen Betriebsveranstaltungen mit Freibetrag zählen auch Jubilarfeiern, nicht jedoch die Ehrung eines einzelnen Jubilars.

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Wer darf, wer muss auf der Einladungsliste für den Betriebsausflug stehen? 

Grundsätzlich müssen alle Mitarbeiter zum Betriebsausflug eingeladen werden. Allerdings sind auch Abteilungen berechtigt, einen separaten Betriebsausflug zu veranstalten, wobei dann dasselbe gilt: Alle der Abteilung zugeordneten Mitarbeiter müssen auf die Einladungsliste. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass ein Messebesuch des Chefs, zu dem er beispielsweise aus administrativen Gründen Mitarbeiter aus seinem Vorzimmer mitnimmt, nicht als Betriebsausflug gilt. 

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Der 110 Euro-Freibetrag gilt für alle Mitarbeiter, die tatsächlich an der Veranstaltung teilnehmen, nicht für alle, die eingeladen wurden.

- Helge Schubert, Fachanwalt für Steuerrecht bei der Kanzlei Rose & Partner -

Prinzipiell ist es auch möglich, Familienmitglieder der Mitarbeiter zum Betriebsausflug einzuladen. Für diese wird aber dann der 110 Euro-Freibetrag pro Mitarbeiter aufgeteilt.“ Ein Beispiel: Kommt ein Mitarbeiter mit seiner Frau und zwei Kindern zum Betriebsausflug, gilt pro teilnehmende Person (ein Mitarbeiter, drei Verwandte) ein Freibetrag von 27,50 Euro. Liegen die Kosten darüber, müssen sie wie oben beschrieben versteuert werden. 

Wichtig: Es muss bei den teilnehmenden Personen unbedingt zwischen betrieblichem und geschäftlichem Zweck der Einladung unterschieden werden! Werden beispielsweise Geschäftspartner, Arbeitnehmer von verbundenen Unternehmen oder Leiharbeiter sowie deren Begleitpersonen eingeladen, müssen sie steuerlich wie als Gäste „außerhalb einer Betriebsveranstaltung“ behandelt werden, da deren Teilnahme geschäftlich, nicht betrieblich motiviert ist. 

Welche Kosten sind als Ausgaben für einen Betriebsausflug anrechenbar? 

  •  Fahrtkosten (etwa für einen Bustransfer oder gemeinsame Anreise mit dem ÖPNV)
  •  Eintrittskosten (für Museum, Theater, Freizeitgelände)
  •  Eventmanager (oder Agenturkosten zur Organisation des Betriebsausfluges) (Handelskammer Hamburg, 2020)
  •  Animateure, Künstler, Moderatoren, Guides
  •  Sämtliche Aufwendungen für die Bewirtung der Teilnehmer
  •  Geschenke

Wichtiger Hinweis für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen und Filialisten:
Nicht zu den Betriebsausflugkosten hinzugerechnet werden die Anreisekosten von Mitarbeitern aus Niederlassungen, die erst zum Stammsitz anreisen müssen.

Möglicher Spielraum: Verbindung mit Schulung oder Seminar

Etwas Freiraum bei der Gestaltung des Betriebsausflugs verschafft unter gewissen Umständen die Kombination des Ausflugs mit einer Mitarbeiterschulung, einem Seminar oder einer anderen Form des sogenannten "Dienstgeschäfts". Die Kosten für diesen Teil des Betriebsausflugs könnten bei der Prüfung der 110-Euro-Grenze außen vor bleiben. Ihr Steuerberater berät Sie sicherlich gern, ob und unter welchen Umständen in Ihrem Falle auch ein Teambuilding von teamgeist als solch ein "Dienstgeschäft" anerkannt wird.

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​So könnte Ihr Teamevent aussehen

Ein Beispiel: Wenn Sie ein Event bei Teamgeist als Betriebsausflug buchen, könnten sich die Kosten beispielsweise wie folgt aufsummieren: 

Team-Event „Bogenschießen“ by teamgeist

  • Anreise mit Bussen zum Eventgelände
  • Catering und Grillstation, Getränkestation während des gesamten Events
  • Gemeinsames Abschlussessen im Freien inkl. Weinbegleitung
  • Siegerehrung mit einem Moderator
  • Im Anschluss: DJ als Abendprogramm
  • Cocktailbar
  • Fotograf, der die gesamte Veranstaltung in Bildern festhält 

Fazit: All diese Kosten sind steuerlich geltend zu machen!

teamgeist kümmert sich um alle Leistungen, beauftragt die Dienstleister und sorgt dafür, dass am Tag des Betriebsausflugs alles Hand in Hand läuft.

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Unser Tipp: Bei Ihrem Betriebsausflug sollte der steuerliche Aspekt natürlich eine untergeordnete Rolle spielen, wenngleich er eine Entscheidung für einen attraktiven Betriebsausflug sicher positiv beeinflusst. Denn Sie sollten den Betriebsausflug dazu nutzen, Ihren Mitarbeitern gegenüber Wertschätzung und Anerkennung zum Ausdruck zu bringen. Und Ihnen etwas zu bieten, an das sie sich gerne zurückerinnern.  Es gibt tolle und garantiert motivierende Alternativen zum „Old styled Betriebausflugs-Klassiker“ mit etwa dem aufwühlenden Motto: „Busfahrt zum städtischen Wildparkgehege – danach gemeinsames Schnitzel-Essen im Gasthof zur Försterin“. Lautet das Programm Ihres Betriebsausflugs in etwa so, dürfen Sie nicht enttäuscht sein, wenn es bei den Zusagen hapert. Setzen Sie eher auf einen Event, das allen Spaß macht und garantiert in Erinnerung bleibt.

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Ideen für Betriebsausflüge

Lassen Sie sich von den teamgeist Betriebsausflügen inspirieren. Und machen Sie aus Ihrem Betriebsausflug ein Event, das zugleich motiviert und den Teamgedanken stärkt!  

Bogenschießenab29,- p.P.Zum Event
E-Mobility Seifenkisten Grand Prixab79,- p.P.Zum Event
Tabtour Wien Gruppe mit Guide teamgeist und tablet
tabtour - die digitale Schnitzeljagdab69,- p.P.Zum Event
Christian Bonk Porträt Redakteur teamgeist Blog

Autor: Christian Bonk

Volontariat bei Bertelsmann/Gruner & Jahr, mehrere Redakteursposten und Redaktionsleitungen bei Publikums-Print-Titeln, (TOURS Reisemagazin, TRUCKER, Progusto),

Seit zehn Jahren selbständiger Journalist, Autor und Texter, Inhaber des Autorennetzwerkes Tastenfeuer und regelmäßiger teamgeist Blog Redakteur.


Literaturverzeichnis:

Handelskammer Hamburg, Rechtstand Juli 2018, abgerufen am 06.02.2020: https://www.hk24.de/produktmar...

haufe.de, abgerufen am 06.02.2020: https://www.haufe.de/personal/...

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