Betriebsausflug steuerlich absetzen

Machen Sie Ihre Betriebsausflug erfolgreich steuerlich geltend und bieten Sie Ihrem Team ein besonderes Erlebnis

Betriebsausflüge gehören in Unternehmen aller Größe zu einem festen Baustein in der Jahresplanung. Auch heutzutage stehen diese hoch im Kurs, sogar bei Start-ups, bei denen er aber meist unter einer etwas cooleren Bezeichnung daherkommt. Dennoch sollten Sie das Wort Betriebsausflug nicht ganz aus den Firmenjargon streichen: Unter der Bezeichnung können Sie Ihr Firmen-Event nämlich beim Finanzamt geltend machen, wenn Sie die Grundsätze beherzigen, die wir Ihnen in diesem Beitrag vermitteln. Wie Sie Ihr Mitarbeiter-Event auch immer nennen, es ist eine erstklassige Möglichkeit, den Mitarbeitern besondere Erlebnisse zu bieten, die Spaß machen und den Zusammenhalt stärken. Und die Ihnen einen triftigen Grund dafür liefern, sich trotz Arbeitsalltags mit dem Unternehmen zu identifizieren und endlich einmal wieder festzustellen, dass die Firma aus weit mehr besteht, als dem eigenen Schreibtisch.

Der Betriebsausflug hat zwei steuerliche Aspekte. Helge Schubert ist Fachanwalt für Steuerrecht bei der Kanzlei Rose & Partner und erklärt die steuerrechtlichen Grundlagen: "Zunächst sind die Kosten für den Betriebsausflug ohne jegliche Höchstgrenze abzugsfähig – gelten also als klassische Betriebsausgabe. Allerdings gilt eine Obergrenze von 110 Euro pro Arbeitnehmer, der am Betriebsausflug teilnimmt. Wird diese Grenze überschritten, muss der überschreitende Betrag vom Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil versteuert werden." Das würde die Freude des Arbeitnehmers über den gemeinsamen Tag mit den Kollegen zweifelsohne etwas trüben.

Wie können Sie Ihren Mitarbeitern bei Überschreitung der Obergrenze entgegenkommen?

Helge Schubert rät Unternehmen, diesen finanziellen Malus für die Arbeitnehmer zu übernehmen: „Seitens des Finanzamtes besteht die Möglichkeit, dass der Unternehmer den Betrag über 110 Euro für den Mitarbeiter mit pauschal 25 Prozent versteuert.“ 

Ein Beispiel: Kostet der Mitarbeitertag unterm Strich 150 Euro pro Mitarbeiter, so werden die 40 Euro oberhalb der Grenze dem Unternehmen mit 10 Euro pro Mitarbeiter an zusätzlicher Lohnsteuer belastet. Diese steuerliche Regelung gilt für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr.

Übrigens: Zu den bis zu zwei jährlichen Betriebsveranstaltungen mit Freibetrag zählen auch Jubilarfeiern, nicht jedoch die Ehrung eines einzelnen Jubilars.

Prinzipiell ist es auch möglich, Familienmitglieder der Mitarbeiter zum Betriebsausflug einzuladen. Für diese wird aber dann der 110 Euro-Freibetrag pro Mitarbeiter aufgeteilt.“ Ein Beispiel: Kommt ein Mitarbeiter mit seiner Frau und zwei Kindern zum Betriebsausflug, gilt pro teilnehmende Person (ein Mitarbeiter, drei Verwandte) ein Freibetrag von 27,50 Euro. Liegen die Kosten darüber, müssen sie wie oben beschrieben versteuert werden. 

Wichtig: Es muss bei den teilnehmenden Personen unbedingt zwischen betrieblichem und geschäftlichem Zweck der Einladung unterschieden werden! Werden beispielsweise Geschäftspartner, Arbeitnehmer von verbundenen Unternehmen oder Leiharbeiter sowie deren Begleitpersonen eingeladen, müssen sie steuerlich wie als Gäste „außerhalb einer Betriebsveranstaltung“ behandelt werden, da deren Teilnahme geschäftlich, nicht betrieblich motiviert ist. 

Welche Kosten sind als Ausgaben für einen Betriebsausflug anrechenbar? 

•  Fahrtkosten (etwa für einen Bustransfer oder gemeinsame Anreise mit dem ÖPNV)
•  Eintrittskosten (für Museum, Theater, Freizeitgelände)
•  Eventmanager (oder Agenturkosten zur Organisation des Betriebsausfluges) (Handelskammer Hamburg, 2020)
•  Animateure, Künstler, Moderatoren, Guides
•  Sämtliche Aufwendungen für die Bewirtung der Teilnehmer
•  Geschenke

Wichtiger Hinweis für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen und Filialisten:
Nicht zu den Betriebsausflugkosten hinzugerechnet werden die Anreisekosten von Mitarbeitern aus Niederlassungen, die erst zum Stammsitz anreisen müssen.

Möglicher Spielraum: Verbindung mit Schulung oder Seminar

Etwas Freiraum bei der Gestaltung des Betriebsausflugs verschafft unter gewissen Umständen die Kombination des Ausflugs mit einer Mitarbeiterschulung, einem Seminar oder einer anderen Form des sogenannten "Dienstgeschäfts". Die Kosten für diesen Teil des Betriebsausflugs könnten bei der Prüfung der 110-Euro-Grenze außen vor bleiben. Ihr Steuerberater berät Sie sicherlich gern, ob und unter welchen Umständen in Ihrem Falle auch ein Teambuilding von teamgeist als solch ein "Dienstgeschäft" anerkannt wird.