Betriebsausflug steuerlich absetzen

Machen Sie Ihren Betriebsausflug erfolgreich steuerlich geltend und bieten Sie Ihrem Team ein besonderes Erlebnis

Betriebsausflüge gehören in Unternehmen aller Größe zu einem festen Baustein in der Jahresplanung. Auch heutzutage stehen diese hoch im Kurs, sogar bei Start-ups, bei denen er aber meist unter einer etwas cooleren Bezeichnung daherkommt. Dennoch sollten Sie das Wort Betriebsausflug nicht ganz aus den Firmenjargon streichen: Unter der Bezeichnung können Sie Ihr Firmen-Event nämlich beim Finanzamt geltend machen, wenn Sie die Grundsätze beherzigen, die wir Ihnen in diesem Beitrag vermitteln. Wie Sie Ihr Mitarbeiter-Event auch immer nennen, es ist eine erstklassige Möglichkeit, den Mitarbeitern besondere Erlebnisse zu bieten, die Spaß machen und den Zusammenhalt stärken. Und die Ihnen einen triftigen Grund dafür liefern, sich trotz Arbeitsalltags mit dem Unternehmen zu identifizieren und endlich einmal wieder festzustellen, dass die Firma aus weit mehr besteht, als dem eigenen Schreibtisch.

Steuerliche Vorteile und Gestaltungsmöglichkeiten für Betriebsausflüge in Österreich

Die Aufwendungen für die Teilnahme an diesen Betriebsausflügen bieten den Angestellten einen geldwerten Vorteil. In Österreich gilt: dieser ist bis zu einem jährlichen Maximalbetrag von 365,00 Euro pro Person von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen befreit. Selbst wenn die Kosten für einen Betriebsausflug pro Mitarbeiter die Marke von 365,00 Euro überschreiten, bleibt der Betrag bis zu dieser Grenze steuer- und abgabenfrei. 

Dazu der Experte Jürgen Gruber-Veit von Murtax Consulting & Coaching

Können beim steuerlichen Freibetrag auch teilnehmende Angehörige steuerlich geltend gemacht werden?

In Österreich können Familienangehörige der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Betriebsveranstaltungen eingeladen werden, allerdings wird der steuerfreie Freibetrag von 365 Euro dann anteilig auf die teilnehmenden Personen aufgeteilt. Zum Beispiel: Nimmt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mit Partnerin oder Partner und zwei Kindern am Betriebsausflug teil, so steht jeder Person (also der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter plus drei Angehörige) ein Freibetrag von 91,25 Euro zu. Übersteigen die Kosten diesen Betrag, müssen die darüberhinausgehenden Aufwendungen versteuert werden.

Es ist essentiell, bei den Gästen zwischen betrieblichem und geschäftlichem Anlass der Einladung zu differenzieren. Die Einladung von Geschäftspartnern, Mitarbeitenden verbundener Unternehmen oder Leiharbeitenden sowie deren Begleitungen muss steuerlich wie die Teilnahme an einer Veranstaltung, die nicht als Betriebsveranstaltung gilt, behandelt werden, da ihre Anwesenheit einem geschäftlichen und nicht einem betrieblichen Zweck dient.

Zu den anrechenbaren Kosten für einen Betriebsausflug zählen in Österreich:

- Fahrtkosten, z.B. für einen Bus-Transfer oder die gemeinsame Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln
- Eintrittsgelder, etwa für Museen, Theater oder Freizeitparks
- Honorare für Eventmanager oder Agenturen, die den Betriebsausflug organisieren
- Kosten für Unterhaltung, wie Animateure, Künstler, Moderatoren oder Guides
- Alle Aufwendungen für Verpflegung der Teilnehmenden
- Geschenke an die Mitarbeitenden

Ein wichtiger Hinweis für Unternehmen mit mehreren Standorten: Die Anreisekosten von Mitarbeitenden aus Filialen, die zum Hauptsitz reisen müssen, werden nicht zu den Kosten des Betriebsausflugs gezählt.

Unter bestimmten Bedingungen kann ein Betriebsausflug mit einer Schulung oder einem Seminar kombiniert werden, wodurch sich gestalterische Freiräume ergeben. Kosten, die spezifisch für den Bildungsteil des Ausflugs anfallen, könnten dann außerhalb der Berechnung des Freibetrags liegen. Eine fachkundige Beratung durch Ihren Steuerberater kann klären, inwieweit solche kombinierten Veranstaltungen als „Dienstgeschäft“ anerkannt werden und somit steuerlich günstig gestaltet werden können.