Betriebsausflug planen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Eine gut durchdachte Checkliste umfasst alle Aspekte von der Zielsetzung über die Aktivitäten und Verpflegung bis hin zur Abreise. Eine sorgfältige Planung stellt sicher, dass der Ausflug für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer bereichernd wird. Mit den folgenden Punkten können Sie in die Planung Ihres Betriebsausflug starten und haben direkt alles im Blick.
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Rahmen und Zielsetzung festlegen
Für die effektive Planung und Durchführung eines Betriebsausfluges ist es entscheidend, Ihre Ziele zu kennen. Welche Ziele verfolgen Sie neben einem abwechslungsreichen Erlebnis mit Ihrem Betriebsausflug? Welchen Effekt soll der Betriebsausflug in erster Linie haben?
- Wollen Sie Ihren Zusammenhalt stärken?
- Sollen sich die Kolleginnen und Kollegen intensiver vernetzen? Vielleicht sogar abteilungsübergreifend?
- Möchten Sie firmenspezifische Inhalte, wie Ihre Unternehmenswerte, Visionen oder Ziele vermitteln?
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Zielgruppe und Personenanzahl
Im nächsten Schritt planen Sie den Personenkreis für Ihren Betriebsausflug. Wer nimmt an dem Betriebsausflug teil? Sind mehrere Abteilungen involviert? Werden auch Angehörige oder externe Dienstleister eingeladen? Bestimmen Sie nun die Anzahl der Teilnehmer.
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Gemeinsame Aktivitäten planen
Die entscheidende Frage: mit welchen Aktivitäten möchten Sie Ihren Betriebsausflug bereichernd gestalten? Planen Sie Indoor oder Outdoor? Sind Ausflüge, Teambuilding-Aktivitäten oder kulturelle Erlebnisse ideal geeignet? Orientieren Sie sich an den Interessen Ihrer Teammitglieder und Ihren Zielen. Was macht Ihrem Team Freude und stärkt den Zusammenhalt? Bitte bedenken Sie auch, welches Aktivitätslevel für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer optimal wäre. Planen Sie die Aktivitäten unternehmensintern oder möchten Sie mit einem professionellen Dienstleister arbeiten? Falls Sie einen professionellen strategischen Partner suchen: wir von teamgeist bieten Ihnen eine große Auswahl an Möglichkeiten für Ihren Betriebsausflug. Hier haben wir Ihnen interessante Betriebsausflug Ideen zusammengestellt.
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Datum des Betriebsausfluges festlegen
Ein Betriebsausflug umfasst in der Regel mehrere Stunden, manchmal auch einen ganzen Tag und möglicherweise sogar noch eine Übernachtung. Planen Sie Ihren Betriebsausflug rechtzeitig, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Tag fix einplanen können und auch externe Dienstleister und Wunsch-Locations noch verfügbar sind. Soll der Betriebsausflug an einem Wochentag oder am Wochenende stattfinden? Sie können hier auch eine Abfrage an alle potenziellen Teilnehmerinnen und Teilnehmer versenden. Als Tool empfehlen wir Doodle.
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Ort des Ausflugs planen
Je nach Vorlieben und Angebot, kann Ihr Betriebsausflug an einem Ort in Ihrer Nähe stattfinden oder auch in einer anderen Stadt. Hier finden Sie bei uns zahlreiche Möglichkeiten, denn wir organisieren von unseren 8 teamgeist Standorten aus bundesweit Betriebsausflüge und planen zudem auch an unseren zwei Standorten in Österreich.
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Transport und Unterkunft organisieren
Wie kommen Ihre Teilnehmerinnen und Teilnehmer zum Veranstaltungsort? Und sind während des Betriebsausfluges noch weitere Transfers nötig? Zum Beispiel zwischen den einzelnen Stationen vom Team Event bis zum Restaurant. Hier können wir Ihnen neben unseren über 30 Jahren Erfahrung in der Eventplanung ein großes Netzwerk an Locationpartnern bieten. Sie planen einen Betriebsausflug mit Übernachtung? Auch das ist mit uns kein Problem.
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Budget kalkulieren
Kalkulieren Sie im nächsten Schritt die einzelnen Programmpunkte oder lassen Sie sich von einem Dienstleister ein Angebot erstellen. Wussten Sie, dass Sie einen steuerlichen Freibetrag von 110 € pro Person geltend machen können? Die Rahmenbedingungen und Informationen dazu haben wir in unserem Blogartikel „Betriebsausflug steuerlich absetzen“ für Sie zusammengefasst.
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Programm festlegen
Erstellen Sie einen Zeitplan mit allen wichtigen Programmpunkten, so bekommen Sie einen Überblick über den Ablauf Ihres Betriebsausfluges. Einzelne Programmpunkte könnten sein:
- Transfer zum Veranstaltungsort
- Begrüßung
- Team Event
- Siegerehrung
- Gemeinsames Essen oder Feier
- Abschluss
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Einladung senden
Laden Sie nun herzlich zum anstehenden Betriebsausflug ein. Dies kann per Mail erfolgen oder per Post. Falls Sie selbst graphisch tätig werden möchten, eignet sich das Programm Canva für die Gestaltung einer Einladungskarte. Inhaltlich gilt es zu überlegen, ob der Betriebsausflug eine Überraschung werden soll oder ob Sie den Ablauf direkt mitteilen möchten. Gibt es weitere Details, die Ihr Teilnehmerkreis beachten soll? Ist eine bestimmte Vorbereitung oder Kleidung erforderlich? Sie können die Einladung auch in verschiedenen Stufen planen. Zunächst mit einem „Save the Date“ und im weiteren Verlauf weitere Infos mitteilen, um eine Spannungsbogen aufzubauen. Wenn Sie mögen, beraten wir Sie hier gerne und unterstützen Ihr Einladungsmanagement
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Teilnehmerliste erstellen
Führen Sie eine detaillierte Liste aller Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Falls Sie diese über Excel führen, können Sie verschiedene Informationen hinterlegen, die für den Betriebsausflug relevant sind. Vielleicht planen Sie ein Essen mit verschiedene Menüs. Oder es gibt Personen, die Allergien und Unverträglichkeiten haben. Hier könnten Sie die Informationen bündeln.
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Vorbereitung für Notfälle
Bereiten Sie mögliche Eventualitäten gut vor. Für Ausfälle und weitere Szenarien lohnt es sich entsprechende Versicherungen abzuklären. Und auch wenn Betriebsausflüge in der Regel ungefährlich sind, sollten Sie am Veranstaltungstag vorsichtshalber ein Erste-Hilfe-Kit dabei und die Notfallkontakte zusammengefasst haben.
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Nachbereitung
Ihr Betriebsausflug hat nun stattgefunden und Sie hatten gemeinsam hoffentlich ein schönes und rundum gutes Erlebnis. Kurz nach dem Event ist die der optimale Zeitpunkt, die frischen Eindrücke auszuwerten und festzuhalten. Was war besonders gut geplant und kam gut an? War an alles Wichtige gedacht? Wo gibt es Verbesserungspotential? Tauschen Sie sich gerne im Organisationskreis aus und halten Sie diese Informationen für Ihre nächste Planung fest.
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Feedback einholen
Sie können sich Feedback einholen und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter um eine kurze Befragung bitten. Bereiten Sie konkrete Fragen vor und geben Sie mit einem Kommentar- oder Anmerkungsfeld noch die Option eigene Gedanken mitzuteilen.