Gute Kommunikation wertet jedes Unternehmen auf - Teil 2

Medienübergreifend einheitlich kommunizieren

Tipps für eine einheitliche Unternehmenskommunikation und eine gemeinsame Sprachbasis, die zu einem Markenzeichen Ihres Unternehmens werden kann. 

7 November 2019

Büroalltag Kommunikation viele Personen mit verschiedenen Smart Devices und Kommunikationsmitteln

Die Kommunikation auf verschiedenen Kanälen ist für eine einheitliche Unternehmenskommunikation eine große Herausforderung

In unserem ersten Blogartikel "Besser kommunizieren per E-Mail" haben wir uns bereits intensiv mit der Kommunikation per E-Mail auseinandergesetzt. In der modernen Kommunikation müssen wir jedoch alle die verschiedensten Kanäle nutzen. Dabei stellt uns jeder dieser Kanäle vor eigene Herausforderungen, was das Tempo, die Art der Verbreitung und die zu erwartende Resonanz angeht. Wichtig für die Unternehmenskultur ist damit eine Sprachbasis, die für alle im Unternehmen verpflichtend ist und die – sofern sie nach cleveren Gesichtspunkten definiert wird – ein Markenzeichen des Unternehmens wird. 

Zig tausend interne E-Mails im Wechselverkehr, zwei neue Blogeinträge auf der Webseite, 300 beantwortete Kundenanfragen, eine Pressemeldung an die Lokalredaktion verschickt, zwei Initiativbewerbern die Unterlagen retourniert, fünf Verkaufspräsentationen erstellt und 250 Seiten Powerpoints für interne Meeting entworfen – die Liste ließe sich beliebig fortsetzen, um auch nur annähernd das Kommunikationsaufkommen in einem mittelständischen Unternehmen aufzulisten.

Fakt ist: In modernen Unternehmen wird kommuniziert, dass sich die Balken biegen. Und zentrales Kommunikationsmittel ist noch immer Sprache. Per Voice-Diktat als E-Mail, getippt als Angebot, geschrieben in einer Stellungnahme oder zu Powerpoint-Präsentationen komponiert: Überall sind es Worte und Begriffe aus der Unternehmensumgebung, die immer wieder aufs Neue zu Textbotschaften zusammengesetzt werden. Angesichts dieser Tatsache ist es ratsam, sich im Unternehmen auf einen Sprechkodex zu einigen, der für alle an der Kommunikation Beteiligten verbindlich ist, aber auch erlernbar und leicht in der Anwendung. 

Tipps zur Entwicklung eines einheitlichen Sprachkodex

1. Schaffen Sie eine gemeinsame Sprachbasis

Versetzen Sie sich kurz in die Lage einer klassischen Redaktion. Fragen Sie bei Gelegenheit mal einen Journalisten, was das erste ist, mit dem er sich an einem neuen Redakteurs-Arbeitsplatz vertraut machen muss. Die Antwort wird unisono lauten, dass dies der Sprachkodex der Redaktion ist. Hier ist (meist vorbildlich) geregelt, was für eine einheitliche Sprache, ein wohlgeordnetes Druckbild und für einen medientypischen Schreibstil relevant ist. Auch die typische Unternehmenssprache wird besser und seriöser, wenn Sie diese Mühe investieren und eine Sprachbasis schaffen, die für alle verbindlich ist, als Ausdruck wie im Intranet aktuell verfügbar und eventuell sogar in Miniworkshops vermittelt wird.

2. Der korrekte und einheitliche Unternehmensnamen

Sprachliche Regelungen beginnen schon ganz einfach mit dem Company-Namen. Wie wird „das Unternehmen“ geschrieben? Handelt es sich um einen Eigennamen, einen Fantasiebegriff oder ein Buchstabenkürzel? Auf jeden Fall sollten alle Mitarbeiter wissen, wie sie den Unternehmensnamen korrekt schreiben und deklinieren. Vom Deklinieren des Unternehmensnamens sollten Sie grundsätzlich Abstand nehmen und lieber die Formulierung ändern. Beispiel: Heißt das Unternehmen beispielsweise KPMG so klingt „…. Nach der Eingabe KMPGs …“ äußerst holprig. Dann lieber „…nach der Eingabe durch KPMG…“ schreiben und den Genetiv austricksen.

Tipp für die externe Kommunikation:  Redaktionen neigen dazu, versale Schreibweisen ebenso wenig zu übernehmen wie Kunstbegriffe, die beispielsweise Sonderzeichen wie ein @ beinhalten.

Gesellschafts-Kürzel wie GmbH, GbR oder KG sollten in der normalen Kommunikation vermieden werden, die machen Texte nur sperrig. Unerlässlich sind sie jedoch in juristisch relevanter Kommunikation, auf Steuerdokumenten oder sonstigen behördlich adressierten Texten. Ansonsten genügt die einfache Benennung des Unternehmensnamens.

3. Wie gibt man Maße, Einheiten, technische Bezeichnungen und Zahlen richtig an?

Generell gilt für Maße, Einheiten und technische Angaben die Faustregel, dass eigentlich alles ausgeschrieben werden sollte. Für den Textfluss erweisen sich nämlich nämlich Kg, m2, km/h oder h als Stolpersteine. Und was spricht dagegen, Kilogramm, Stunden oder Quadratmeter beim Namen zu nennen? Ausnahmereglungen sind vor allem für Tabellen sinnvoll, bei denen sich die Nennungen von Einheiten stark häufen. Bei Zahlen ist die Regelung nicht nur in Redaktionen einheitlich, sondern Sie gilt quasi im Duden-Verbreitungsgebiet: gerade Zahlen bis zwölf werden grundsätzlich als Zahlwort ausgeschrieben – darüber hinaus darf „geziffert“ werden. Und natürlich auch bei Kommazahlen unter 13. Die oben bereits erwähnte Bezeichnung der Stunde gilt auch für die Bruchteile einer Stunde, wer also 30 Minuten schriftlich zum Ausdruck bringen will, fährt am besten mit der „halben Stunde“, ½ Stunde oder gar 0,5 Stunden sind im Text einfach unschön.

4. Wir schreibt man Immer wieder strittige Abkürzungen wie z. B. beispielsweise korrekt?

Q. e. d. -quod erat demonstrandum, 10 Uhr ct, Doktor h. c. – vermutlich geht eine große Mitschuld am heutigen Abkürzungswirrwarr zurück auf die Kappe von Steinmetzen, die Granittafeln mit lateinischen Phrasen füllen mussten. Für sie bedeutet jede gesparte Silbe einen gehörigen Zeitvorteil und so haben wir uns an cum tempore oder honoris causa in der Kurzform gewöhnt. Das rechtfertigt aber noch lange nicht dazu, ständig bzw., etc. , u. v. a. oder m. E. zu verwenden. Tipp: Wem „beziehungsweise“ zu lang ist, probiert am besten einfach mal ein schlichtes und, das genügt in den meisten Fällen. Legen Sie fest, welche Abkürzungen für alle verbindlich vermieden werden sollen und welche okay sind.

5. Jeder Genannte oder Zitierte hat das Recht auf einen ganzen Namen

Auch hier sind sich Redaktionen einig: Eine Frau Schmidt aus der Vertriebsabteilung gibt es ebenso wenig einen Mann aus dem Montageteam. Wenn ein Mitarbeiter, ein Gast oder sonstwer auf der Unternehmensseite oder im Firmenjournal abgebildet und erwähnt wird, sollte er stets mit vollständigem Namen, also inklusive Vornamen genannt werden, dies gilt sogar für akademische Grade oder Adelsbezeichnungen. Im Zweifel sollte der Verfasser kurz bei Frau Schmidt, Dr. Schäfer oder sogar Baron von Unruh anrufen, um sich höflich nach dem Vornamen zu erkundigen, bevor er sie textlich würdigt.

6. Anglizismen – Vorsicht Falle! 

Das Problem besprechen wir am besten in einem call, dazu schicke ich den Kollegen einen reminder und am Ende sind wir uns alle einig, dass die account manager mehr leads generieren müssen. Wie Sie generell zur Verwendung von Anglizismen stehen, sei dahingestellt. Vor allem, wenn Sie mit den hauseigenen marketeers kommunizieren oder der externe Berater eine Antwort verlangt, werden Sie kaum umhinkommen, englische Phrasen in deutsche Sätze einzubauen. Dafür gibt es ein ganz klares Regelwerk:  Im Englischen wird außer Namen immer klein geschrieben, das sähe in einem deutschen Textdokument allerdings äußerst komisch aus. Ist der formulierte Satz grundsätzlich in Deutsch formuliert, müssen die englischen Begriffe auch wie die deutschen Synonyme verwendet werden – Hauptwörter werden also großgeschrieben, Verben und Adjektive klein, eigentlich ganz easy, wenn sich alle Teammembers daran halten.  

Lesen Sie auch gerne unseren ersten Artikel "Besser kommunizieren per E-Mail". Dort haben wir uns mit der Kommunikation per E-Mail beschäftigt und wertvolle Tipps für Sie zusammengestellt.

Autor: Christian Bonk

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Die Unternehmenskommunikation - und werte sinnvoll und spielerisch mit Team Events umsetzen

Haben Sie schon einen einheitlichen Sprachkodex implementiert? Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Unternehmenswerte und eine einheitliche Kommunikation sinnvoll und spielerisch mit einem Traincentive zu vermitteln. Dabei schaffen wir die optimale Mischung aus der Vermittlung Ihrer individuellen Unternehmensinhalte und spannenden Erlebnissen. Aber auch mit einzelnen Team Events kann das Thema Kommunikation effektiv umgesetzt werden. Ein kreativer Ansatz ist unser iPad-Kurzfilmfestival. Hier wird das Thema einheitliche Kommunikation visuell erarbeitet. Oder Sie entscheiden sich mit dem Team Quiz für ein humorvolles Team Event, bei welchen unternehmensspezifische Fragen das Thema Firmenkommunikation spielerisch beleuchten. Sie wünschen sich ein Team Event, dass mit einem besonders eindrucksvollen Finale die gemeinsame Kommunikation und Zusammenarbeit unterstreicht? Dann ist unser Impulsreaktion oder genau richtig!

Lassen Sie uns Ihre Unternehmenskommunikation gemeinsam mit Freude erlebbar machen! Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!

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