Weniger Ausbildungsabbrüche: erfahren Sie, wie Sie Ihre neuen Auszubildenden in der Startphase optimal begleiten und binden können.
Zunehmend mehr Ausbildungsabbrüche stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen
Unternehmen stehen vor neuen Herausforderungen in der Bindung Ihrer Auszubildenden, denn die Zahl der Ausbildungsabbrüche ist erneut gestiegen: nach Berechnungen des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB) wurden im Jahr 2022 insgesamt 155.325 Ausbildungsverträge in Deutschland vorzeitig aufgelöst, im Vergleich zu 141.207 im Jahr 2021. Daraus ergibt sich ein Anstieg der sogenannten Lösungsquote auf einen Höchststand von 29,5 Prozent.
Die vermehrten Ausbildungsabbrüche verursachen den Unternehmen immense Kosten, vom Recruiting über die Einarbeitung bis hin zu schwer bezifferbaren Imageeinbußen. Auffällig ist, dass etwa ein Drittel dieser Lösungen bereits während der Probezeit erfolgte, ein weiteres Drittel nach der Probezeit – aber noch im ersten Ausbildungsjahr, und knapp 23 Prozent im zweiten Jahr nach Vertragsbeginn. Spätere Vertragsauflösungen sind eher selten. Das zeigt, dass vor allem die Onboarding Phase von entscheidender Bedeutung ist, um Abbrüche zu vermeiden. Hier sollten Unternehmen investieren, um junge Talente frühzeitig zu begeistern und zu binden.
Warum in dieser Startphase die größten Chancen liegen und wie Sie Ihre Azubis erfolgreich zu motivierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern machen, erfahren Sie in diesem Artikel. Doch zunächst zur Frage, was einen gelungenen Onboarding Prozess eigentlich grundsätzlich ausmacht?
Was ist unter dem Begriff Onboarding zu verstehen?
Onboarding ist ein organisierter Prozess, durch den neue Mitarbeiter oder Auszubildende in einem Unternehmen eingeführt werden, um ihnen einen erfolgreichen Start zu ermöglichen. Die Startphase sollten eine Reihe von Aktivitäten umfassen, die darauf abzielen, Neulingen die Unternehmenskultur, ihre Aufgaben und andere Teammitglieder näherzubringen, sowie sie mit den notwendigen Ressourcen und Kenntnissen auszustatten. Dieser Prozess unterscheidet sich im Ablauf für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Vergleich zu Auszubildenen an vielen Stellen.
Jedes Unternehmen hat eine eigene Unternehmenskultur und organisiert das Onboarding von neuen Mitarbeitenden und Auszubildenen entsprechend individuell. Trotzdem gibt es grundlegende Unterschiede in der Organisation und Zielsetzung.
Beim Mitarbeiter-Onboarding liegt der Fokus darauf, die neuen Kolleginnen und Kollegen möglichst schnell in die Unternehmenskultur und bestehenden Arbeitsabläufe zu integrieren. Mit dem Ziel sie in einem geeignetem Zeitrahmen produktiv einzubinden. Idealerweise fix. Orientierung und Unterstützung sollten hier direkte Vorgesetzte oder Teamleiter bieten, die einen guten Überblick zu Aufgabenbereichen haben und grundsätzlich an der Einhaltung von Leistungsstandards interessiert sind.
Beim Onboarding von Auszubildenden sind hingegen spezifische Grundlagen entscheidend, die über die üblichen Orientierungsaktivitäten hinausgehen. Erstens muss das Onboarding rechtliche Rahmenbedingungen beachten, wie sie im Berufsbildungsgesetz verankert sind und sicherstellen, dass Auszubildende sowohl praktische als auch theoretische Aspekte ihrer Ausbildung verstehen. Zweitens sollte der Onboarding-Prozess für Auszubildende eine langfristige Perspektive einnehmen und nicht nur auf die Einarbeitung, sondern auch auf kontinuierliche Bildung und Entwicklung ausgerichtet sein. In der Regel ist das Onboarding hier deutlich umfangreicher, auch um alle Aspekte der Ausbildungsanforderungen zu erfüllen und die breitere Palette an Themen in den Prozess zu integrieren: darunter theoretisches Lernen, praktische Fertigkeiten sowie Schulbesuche oder Blockunterricht.
Ein Paten- oder Mentorenprogramm ist dabei zu empfehlen, um den Auszubildenden während ihrer gesamten Lehrzeit Unterstützung und Orientierung zu bieten. Regelmäßige Feedbackgespräche und Anpassungen des Ausbildungsplans sind ebenso wichtig, um die persönlichen und beruflichen Ziele der Auszubildenden zu fördern und ernst zu nehmen.
Das Onboarding von Mitarbeitern und Auszubildenden unterscheidet sich somit in Struktur und Perspektive erheblich. Das Mitarbeiter-Onboarding ist weniger streng reguliert und bietet Flexibilität entsprechend der Unternehmensbedürfnisse. Es zielt auf langfristige Mitarbeiterbindung ab, kann aber auch auf sofortige Leistung ausgelegt sein. Bei den Auszubildenen gibt es mehr zu beachten.
Lassen Sie uns die vier Phasen im Azubi-Onboarding genauer beleuchten und wie Sie diese optimal begleiten. Viele der genannten Punkte können Sie auch als Inspirationen für all Ihre Onboarding-Prozesse nutzen.
Ein Preboarding ist der Prozess, der zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters oder Auszubildenden stattfindet. Diese Phase kann genutzt werden, um Vorfreude aufzubauen, Ängste abzubauen und eine erfolgreiche Integration vorzubereiten. Hier sind einige praktische Tipps für ein effektives Preboarding:
Versenden Sie ein Willkommenspaket per E-Mail oder postalisch, das wichtige Informationen über das Unternehmen, den Arbeitsplatz und die ersten Schritte enthält. Dies kann auch kleine Firmengeschenke wie T-Shirts, Tassen oder andere Artikel enthalten, die ein Gefühl der Zugehörigkeit fördern.
Regelmäßige Kommunikation ist entscheidend, um den neuen Auszubildenden das Gefühl zu geben, erwartet und wertgeschätzt zu werden. Informieren Sie sie über aktuelle Entwicklungen im Unternehmen und was sie in den ersten Wochen erwarten können.
Geben Sie Informationen zu Arbeitszeiten, Dresscode, Parkmöglichkeiten, Mittagspausenoptionen und anderen praktischen Aspekten. So können sich die Neulinge mental auf ihren neuen Arbeitsplatz einstellen. Informationen bieten Sicherheit. Bereiten Sie diese unkompliziert verständlich und unverkrampft auf.
Stellen Sie sicher, dass alle technischen Voraussetzungen geklärt sind. Dazu gehört, dass IT-Zugänge, E-Mail-Konten und notwendige Hardware vor dem ersten Arbeitstag eingerichtet sind. Hier hilft Ihnen einen genauer Zeitplan mit Zuständigkeiten.
Sorgen Sie dafür, dass alle notwendigen Dokumente wie Verträge, Steuerinformationen und andere formelle Unterlagen vorab geklärt und unterschrieben sind. Dies vermeidet Papierkram am ersten Tag und ermöglicht einen reibungslosen Start.
Ein Video, das das Team vorstellt, Einblicke in die Unternehmenskultur gibt und grundlegende Abläufe erklärt, kann dabei helfen, Neulinge vorab zu orientieren und eventuelle Unsicherheiten zu mindern.
Der zugewiesene Mentor oder Pate sollte bereits vor dem ersten Arbeitstag Kontakt aufnehmen, um eine erste Verbindung herzustellen und Fragen zu klären. Dies baut eine Beziehung auf und schafft eine vertrauensvolle Anlaufstelle für die erste Zeit im Unternehmen. Wie wäre es mit einer handgeschriebenen Postkarte?
Durch ein durchdachtes Preboarding-Programm können Ausbildungsbetriebe nicht nur die Nervosität neuer Teammitglieder mindern, sondern auch eine erste Grundlage für deren Bindung und Erfolg im Unternehmen legen.
Die Eintrittsphase, also der erste Tag und die ersten Wochen im Unternehmen, sind entscheidend für die langfristige Integration und Zufriedenheit eines neuen Mitarbeiters oder Auszubildenden. Hier sind einige Tipps:
Organisieren Sie einen warmen und freundlichen Empfang. Ein persönliches Willkommen wird dazu beitragen, die Anfangsnervosität zu mindern. Kleine Gesten wie ein kleines Willkommensgeschenk können eine große Wirkung haben.
Bereiten Sie einen detaillierten Einführungsplan vor, welcher Orientierung bietet und hilft, sich zurechtzufinden. Der Plan sollte klare Informationen über die ersten Wochen, einschließlich aller geplanten Trainings und Einführungen, enthalten.
Organisieren Sie eine Tour durch das Unternehmen und stellen Sie sicher, dass Ihre Auszubildenden alle wichtigen Bereiche und Personen kennenlernen. Dies umfasst Arbeitsbereiche, Pausenräume und andere relevante Einrichtungen.
Stellen Sie das neue Teammitglied dem Team vor und ermöglichen Sie informelle Treffen oder gemeinsame Pausen, damit sich die Kolleginnen und Kollegen kennenlernen können. Sorgen Sie als Vorgesetzter für eine unverkrampfte Atmosphäre. Sie können hier auch Icebreaker-Elemente einsetzen und mit interessanten Fragen einen Austausch anregen.
Übertragen Sie bereits frühzeitig erste kleine Aufgaben, die dem neuen Auszubildenden helfen, sich einzuarbeiten und erste Erfolgserlebnisse zu haben. Das stärkt das Selbstvertrauen und fördert das Engagement.
Weisen Sie einen Mentor oder Pate zu, der den Neuling während der ersten Zeit begleitet und als Ansprechpartner für alle Fragen und Unsicherheiten zur Verfügung steht.
Bieten Sie fortlaufende Unterstützung und Ressourcen an, um die persönliche und berufliche Entwicklung des Auszubildenden zu fördern. Dazu gehören Weiterbildungen, Workshops und andere Lernmöglichkeiten. Indem Sie diese Schritte umsetzen, können Sie sicherstellen, dass die Eintrittsphase für neue Auszubildende eine positive Erfahrung ist, die eine solide Grundlage legt. Diese Phase können Sie auch in Kooperation mit professionellen Dienstleistern wie teamgeist organisieren.
Empfehlung für die Eintrittsphase: das teamgeist Programm für "Firstday@Work"
Unser Azubitraining Firstday@Work ist eine innovative digitale Rallye, die speziell dafür entwickelt wurde, neuen Auszubildenden einen interaktiven und einprägsamen Start in ihr Unternehmen zu ermöglichen. Über unsere benutzerfreundliche App können die Azubis spielerisch in die neue Arbeitswelt werden. Während der Rallye erkunden sie verschiedene Unternehmensbereiche, erhalten wichtige Informationen, Sicherheitsinstruktionen und absolvieren kreative Aufgaben, die das Teamgefühl stärken und zur besseren Integration beitragen. Dieser Ansatz fördert nicht nur die Einarbeitung, sondern steigert auch die Selbstsicherheit der neuen Teammitglieder, indem Unsicherheiten gleich zu Beginn abgebaut werden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Broschüre zu den teamgeist Azubi-Trainings.
Die ersten Schritte sind nun gemacht. Kommen wir zur Integrationsphase.
Die Integrationsphase ist der Zeitraum nach den ersten Tagen und Wochen im Unternehmen, in dem es vor allem darum geht, den neuen Auszubildenden zu helfen, sich in das Unternehmen einzufinden.
Führen Sie regelmäßige Einzelgespräche, um Feedback zu geben und zu erhalten. Diese Gespräche sind wichtig, um Erwartungen zu klären und Entwicklungspläne zu besprechen.
Helfen Sie dem neuen Auszubildenen, die Unternehmenskultur zu verstehen und sich darin zurechtzufinden. Besprechen Sie Unternehmenswerte und zeigen Sie, wie diese im täglichen Geschäft gelebt werden. Besonders unkompliziert lässt sich die Unternehmenskultur auch abseits des Arbeitsalltags – über gemeinsame Aktivitäten, wie Team Events oder Betriebsausflügen erleben. Gleichzeitig wird so direkt eine Identifikation geschaffen und das Wir-Gefühl gestärkt.
Bieten Sie neben dem fachlichen Schulunterricht auch gezielte Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten an, die den Azubis zu helfen, ihre Fähigkeiten zu erweitern und sich weiterzuentwickeln. Dies signalisiert zudem, dass das Unternehmen in die individuelle Entwicklung investiert.
Integrieren Sie Ihre Auszubildenden zeitnah aktiv in wichtige Projekte ein. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten zu demonstrieren und einen sichtbaren Beitrag zum Unternehmen zu leisten. Wer sich gebraucht fühlt, empfindet direkt Sinn und wächst mit den neuen Aufgaben.
Informieren Sie über Karrieremöglichkeiten und Entwicklungspfade in Ihren Unternehmen. Dies inspiriert und motiviert Ihre jungen Talente, auf langfristige Ziele hinzuarbeiten.
Seien Sie bereit, den Unterstützungsbedarf anzupassen, je nachdem, wie sich die neuen Auszubildenden entwickeln. Einige benötigen vielleicht mehr Anleitung und Unterstützung als andere.
Feiern Sie die Leistungen und Meilensteine. Dies kann eine formelle oder eine informelle Anerkennung sein. Auch ein gemeinsames Erlebnis steigert die Zufriedenheit und drückt Wertschätzung aus.
Durch die Anwendung dieser Tipps kann die Integrationsphase nicht nur effektiver gestaltet werden, sondern auch dazu beitragen, dass sich neue Auszubildende als wertvolle und geschätzte Mitglieder des Teams fühlen.
Die Bindungsphase ist ein fortlaufender Prozess, der darauf abzielt, neue Mitarbeiter oder Auszubildende langfristig im Unternehmen zu halten und ihre Zufriedenheit sowie Leistung zu steigern. Hier sind einige Tipps, wie Unternehmen diese Phase effektiv gestalten können:
Pflegen Sie eine inklusive und unterstützende Unternehmenskultur, die Vielfalt würdigt und fördert. Organisieren Sie regelmäßige soziale Aktivitäten wie Azubi-Events, die das Teamgefühl stärken und die Mitarbeiterbindung erhöhen.
Falls es das Aufgabengebiet zulässt: unterstützen Sie zunehmend flexible Arbeitszeiten und bieten Sie auch einen Ausblick auf Home-Office-Möglichkeiten. Diese Aspekte sind vor allem für junge Generationen oft entscheidend.
Schulen Sie Führungskräfte in effektiven Managementtechniken, einschließlich Kommunikationsfähigkeiten, Konfliktlösung und Mitarbeitermotivation. Das wirkt sich positiv auf die Begleitung und Zufriedenheit Ihrer Auszubildenden aus. Fördern Sie einen offenen Dialog zwischen Azubis und Management, um ein Gefühl der Zugehörigkeit und des Vertrauens zu schaffen.
Informieren Sie Ihre Crew zu wichtigen Unternehmensentscheidungen, Änderungen und Erfolgen, um das Vertrauen und Engagement zu stärken.
Durch die Umsetzung gezielter Maßnahmen im Onboarding können Unternehmen Ihre Ausbildungs-Abbruchquote deutlich minimieren und eine Bindung aufbauen. Und spart Kosten, Nerven und Imageeinbußen. Ein gut geplanter Start dient zudem einer schnellen Orientierung und trägt zur Zufriedenheit bei. So werden Azubis zu motivierten Teammitgliedern.
Vermitteln Sie Ihren Auszubildenen Orientierung und Freude in der Startphase!
Wir bieten Ihnen eine professionelle Begleitung der verschiedenen Onboarding-Phasen und bringen spielerisch Leichtigkeit in Ihren Ausbildungsstart. Welche Eventformate sich ideal eignen, finden Sie hier auf unter teamgeist Azubi-Events.
Wir unterstützen Sie bereits im Recruiting
Falls Sie einen konkreten Einblick möchten, finden Sie hier eine Success Story zu einer Azubi-Rallye in Kooperation mit dem Verband DEHOGA und der IHK. In unserem Blog gibt es dazu ein begleitendes Interview mit Olaf Lücke, dem Geschäftsführer der DEHOGA Brandenburg. Hier wird aufgezeigt, wie Azubi-Events als innovative Maßnahmen eingesetzt werden können, um dem Fachkräftemangel vorzubeugen.
Wollen wir gemeinsam Ihre Teammitglieder von morgen begeistern? Dann freuen wir uns auf den Kontakt mit Ihnen!
Autorin: Christina Engel
Quellen:
Moderne Arbeit ist geprägt von großen und kleinen Teams, die Problemen geschlossen begegnen. Um alle Ressourcen und Kompetenzen in einem Team optimal zu nutzen, ist es wichtig auf ein paar Feinheiten zu achten.
5 weitere Tipps für mehr Struktur und Lebensfreude
Das Thema Achtsamkeit spielt eine ganz zentrale Rolle, der Jakobsweg ist zum Ziel des Massentourismus geworden und Smoothies gibt es an jeder Ecke. Ab jetzt leben wir gesund !
