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Auch das Ausscheiden aus dem Unternehmen bleibt in fester Erinnerung

Offboarding: So gelingt die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses

Ein durchdachter Prozess für einen wertschätzenden Abschied

22. November 2022

Für ein professionelles Offboarding fehlt in vielen Unternehmen ein durchdachter Prozess. Dabei bleibt Mitarbeitenden der Moment des Ausscheidens genauso gut im Gedächtnis wie die Onboarding-Phase. Die letzte Arbeitswoche sowie der letzte Tag im Unternehmen sind entscheidend für den Eindruck, den die oder der Scheidende mit nach Hause und natürlich auch mit in eine neue Firma nehmen. Dabei gelten dieselben Gesetzmäßigkeiten, die auch andere Abschiedsszenarien prägen: Wer am letzten Tag sang- und klanglos mit einem Pappkarton unterm Arm zum letzten Mal und ohne angemessene Verabschiedung durchs Firmenportal schreitet, wird diesen Eindruck sicher nicht für sich behalten. Daher hier Tipps für einen gelungenen Offboarding-Prozess – dies gilt natürlich nur, sofern es sich nicht um eine fristlose Kündigung im Bösen mit juristischen Konsequenzen handelt.

  1. Offboarding: der durchdachte Abschied

Offboarding beschreibt die Prozedur, die ein aus dem Unternehmen Ausscheidender in der letzten Arbeitsphase sowie am letzten Arbeitstag erlebt. Das Offboarding sollte ebenso gut organisiert sein wie das Onboarding. Denn eine Verabschiedung in angenehmer Atmosphäre führt beim Ausscheidenden dazu, positive Gedanken mit nach Hause zu nehmen und wirkt sich positiv auf die Gesamtbetrachtung der erlebten Beschäftigung im Unternehmen aus. Zu den Elementen eines professionellen Offboardings gehören administrative Todos in den letzten Arbeitswochen sowie die Gestaltung des tatsächlich letzten Arbeitstages. Der gesamte Offboarding-Prozess sollte anhand einer Checkliste durchgeführt werden und auch eine empathische Verabschiedung sowie einen Ausstand im Kollegenkreis umfassen.

Angenehme Atmosphäre schaffen

Selbst wenn die Umstände des Ausscheidens nicht unbedingt positive waren, sollte das Offbording in möglichst angenehmer, stressfreier Atmosphäre gestaltet werden. Jeder Mitarbeitende, der das Unternehmen verlässt, wirkt nach seinem Weggang als Multiplikator. Im Idealfall sollte auch die Option einer Rückkehr ins Unternehmen signalisiert werden. Eine angenehme, weder feindselige noch von Ärger geprägte Atmosphäre sorgt dafür, dass Ausscheidende ihrerseits beim Prozess mitwirken und eine professionelle Übergabe und einen umfassenden Wissenstransfer möglich machen.

  1. Warum ein gutes Offboarding so wichtig ist

Der Grundgedanke „Meistens sieht man sich zweimal im Leben“ gilt auch als Motiv für den Offboarding-Prozess. Ob als Mitbewerber, künftiger Geschäftspartner oder sogar als Reentry-Mitarbeiter: Je positiver die Gedanken des Austretenden an den ehemaligen Arbeitgeber sind, desto leichter lässt sich wieder Kontakt aufnehmen, in welchen Rollen auch immer.

  • Ein gutes Arbeitgeber-Image ist wertvoll
    Ex-Mitarbeiter sind Kommunikatoren und tragen auch nach ihrem Ausscheiden maßgeblich zur Imagebildung des Unternehmens als Arbeitgeber bei.
  • Fluktuation durch Offboarding verringern
  • Jeder Austritt aus dem Unternehmen bringt andere Mitarbeitende unter Umständen dazu, über eine eigene berufliche Veränderung nachzudenken. Eine hohe Fluktuation kostet Geld und bremst das Unternehmen aus.
  • Gute Position fürs Rekrutieren neuer Mitarbeiter schaffen
  • Interessenten werden versuchen, sich auch bei ehemaligen Mitarbeitern über ein Unternehmen zu informieren. Wenn Sie erfahren, dass selbst der Austritt professionell und harmonisch gestaltet war, bringt das echte Pluspunkte.
  • Eine umfassende Übergabe ermöglichen
  • Wer geht, nimmt Wissen, Kontakte und gute Ideen mit. Bei einem harmonischen Offboarding steigt die Wahrscheinlichkeit, dass der Ausscheidende eine faire Übergabe mitgestaltet und die Nachfolgerin oder den Nachfolger intensiv und umfassend in die Aufgabe einführt.
  • Eine Rückkehr ist oft ein echter Gewinn
  • Kommen Mitarbeiter nach einem vorübergehenden Wechsel in ein anderes Unternehmen zurück, kann das hervorragende Impulse liefern. Daher sollte die Tür zu einer Rückkehr bewusst aufgehalten werden.
  • Rechtsstreitigkeiten sollten vermieden werden
  • Für beide Seiten ist ein Offboarding-Prozess eine gute Gelegenheit, auch im Fall von Streit wohlwollend auf einen Rechtsstreit zu verzichten, der wäre nämlich für beide Seiten zermürbend.
  • Auch an den Datenschutz denken
  • Jeder Mitarbeiter ist Geheimnisträger – und jedes Unternehmen muss sensible personenbezogene Daten seiner Mitarbeiter verarbeiten. Beide Seiten sollten auch aus Datenschutzsicht einen sauberen Schluss-Strich ziehen und dem Datenschutz Genüge tun.
  1. Warum ein gutes Offboarding so wichtig ist

Neben der Neubesetzung der Stelle und dem persönlichen Abschied des Ausscheidenden sind noch einige andere administrative Schritte für ein professionelles Offboarding notwendig. Dazu sollten klare Zuständigkeiten und Fristen definiert werden.

  • Die Personalabteilung managt den Offboarding-Prozess
  • Die Personalabteilung sollte den Prozess steuern. Hier liegen nicht sowieso alle relevanten Informationen und Daten. Sie ist qua Aufgabenverteilung im Unternehmen auch absolut zuständig. Abteilungsleiter, KollegInnen oder erfahrenen Mitarbeiter wären mit der Verantwortung für den Offboarding-Prozess unter Umständen überfordert, weil dies eine Zusatzaufgabe wäre.
  • Den Ausscheidenden in den Prozess mit einbinden
  • Auch auf den ausscheidenden Mitarbeiter kommen etliche Todos zu. Die sollten ihm anhand einer Checkliste ausgehändigt werden. Firmenwagen-Rückgabe, Abmeldung aus dem Firmensportprogramm, Aushändigung von Schlüsseln, Kantinenkarte oder Einlass-Chips sowie das finale Mitarbeitergespräch sollten von der Personalabteilung per Checkliste organisiert und terminiert werden.
  • Team, Kunden, Geschäftspartner einweihen
  • Ein sauberer Offboarding-Prozess bezieht auch alle anderen mit ein, mit denen der Ausscheidende regelmäßig im Kontakt stand. Zunächst sollten das Team und Kunden oder Geschäftspartner und Lieferanten frühzeitig wissen, dass ein personeller Wechsel ansteht. Aber auch alle anderen Institutionen sollten beizeiten mit ins Boot genommen werden, um ein Übergabe-Chaos auszuschließen.
  • Finanzielle Transparenz
  • Ob eine Abfindung, eine noch ausstehende Prämie oder die rechtzeitige Abrechnung von Fahrtkosten und Spesen sollten bis zum Tag des Austritts geklärt und beglichen sein. Für den Ausscheidenden ist nur dann ein harmonischer Schnitt möglich, wenn er nicht das Gefühl hat, nach dem Ausscheiden Geldern hinterherlaufen zu müssen.
  • Abschied mit Stil und Form
  • Der tatsächliche Abschied sollte auf jeden Fall eine „förmliche Komponente“ enthalten, etwa eine Kurze Verabschiedung durch eine Ansprache des Abteilungsleiters oder Firmenchefs vor dem Team. Darüber hinaus sind auch außerdienstliche „Ausstände“ in vielen Firmen üblich, etwa ein gemeinsames Abschiedsessen der Abteilung auf Firmenkosten außerhalb des Unternehmens.
  • Unbedingt in Kontakt bleiben
  • Die Personalabteilung sollte den Prozess steuern. Hier liegen nicht sowieso alle relevanten Informationen und Daten. Sie ist qua Aufgabenverteilung im Unternehmen auch absolut zuständig. Abteilungsleiter, KollegInnen oder erfahrenen Mitarbeiter wären mit der Verantwortung für den Offboarding-Prozess unter Umständen überfordert, weil dies eine Zusatzaufgabe wäre.
  1. Checkliste Offboarding: So gelingt ein harmonischer Austritt

  • Kündigungsbestätigung übergeben
  • Die Kündigungsbestätigung muss zeitnah ausgehändigt werden, damit der Ausscheidende planen kann und an einem professionellen Offboarding-Prozess mitwirkt.
  • Nachbesetzung planen
  • Zum professionellen Offboarding-Prozess gehört auch, zügig für die Nachbesetzung der Stelle zu sorgen, damit keine unnötigen Lücken entstehen und das Team überfordert wird, weil eine Stelle zu lang unbesetzt bleibt.
  • Austritt frühzeitig kommunizieren
  • Sobald die Kündigung von einer der beiden Seiten ausgesprochen und schriftlich dokumentiert ist, sollte der Kommunikationsprozess beginnen.
  • Technischen Prozess anstoßen
  • Unmittelbar nach der Kündigung muss ein technischer Offboarding-Prozess beginnen, der von der Personalabteilung nach einem bewährten Muster durchzuführen ist.
  • Finanzielle Ansprüche und sonstige Verträge prüfen
  • Für eine „saubere Trennung“ müssen alle Verträge und Zusatzvereinbarungen penibel geprüft werden, die zwischen dem Ausscheidenden und dem Unternehmen bestehen.
  • Wissenstransfer sicherstellen
  • Durch eine kontrollierte Übergabe mit ausreichend Zeit sollte sichergestellt werden, dass ein transparenter und ehrlicher Wissenstransfer zwischen dem Ausscheidenende, dem Unternehmen und der Nachfolgerin oder dem Nachfolger gewährleistet ist.
  • Verabschiedung planen und letzten Arbeitstag berechnen
  • Ein Abteilungsessen, letzter Arbeitstag mit formeller Verabschiedung und die Gestaltung des letzten Arbeitstages (wird noch gearbeitet? Abschied in der Mittagspause?) müssen rechtzeitig terminiert werden, damit viele Teammitglieder und Kollegen teilnehmen können.
  • Letztes fachliches Mitarbeitergespräch führen
  • Die Personalabteilung muss ein finales Mitarbeitergespräch mit dem direkten Vorgesetzten organisieren. Idealerweise werden dabei auch die Gründe für den Austritt in angenehmer Atmosphäre besprochen und dokumentiert.
  • Arbeitszeugnis erstellen und frühzeitig übergeben
  • Das Zeugnis sollte im finalen Mitarbeitergespräch angesprochen werden, um gegebenenfalls Wünsche des Ausscheidenden zu berücksichtigen. Es sollte vor dem letzten Arbeitstag übergeben werden, damit noch Zeit für eventuelle Korrekturen bleibt.
  • Den letzten Arbeitstag und den „Gang durch die Tür“ harmonisch gestalten
  • Ist der Tag des Abschieds gekommen, sollte dieser harmonisch und mit genügend Zeit und nach einem festen Zeitplan gestaltet werden. Das bringt dem Scheidenden eine wichtige, letzte Wertschätzung entgegen und hinterlässt bei allen Beteiligten ein positives Gefühl. Wenn Sie sich weitere Informationen zum Thema Onboarding wünschen, lesen Sie gerne hier unseren ausführlichen Artikel Onboardingprozess mit Checkliste hier in unserem Blog.

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Autor: Christian Bonk

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