Offboarding: So gelingt die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses

Für ein professionelles Offboarding fehlt in vielen Unternehmen ein durchdachter Prozess. Dabei bleibt Mitarbeitenden der Moment des Ausscheidens genauso gut im Gedächtnis wie die Onboarding-Phase. Die letzte Arbeitswoche sowie der letzte Tag im Unternehmen sind entscheidend für den Eindruck, den die oder der Scheidende mit nach Hause und natürlich auch mit in eine neue Firma nehmen. Dabei gelten dieselben Gesetzmäßigkeiten, die auch andere Abschiedsszenarien prägen: Wer am letzten Tag sang- und klanglos mit einem Pappkarton unterm Arm zum letzten Mal und ohne angemessene Verabschiedung durchs Firmenportal schreitet, wird diesen Eindruck sicher nicht für sich behalten. Daher hier Tipps für einen gelungenen Offboarding-Prozess – dies gilt natürlich nur, sofern es sich nicht um eine fristlose Kündigung im Bösen mit juristischen Konsequenzen handelt.

Selbst wenn die Umstände des Ausscheidens nicht unbedingt positive waren, sollte das Offbording in möglichst angenehmer, stressfreier Atmosphäre gestaltet werden. Jeder Mitarbeitende, der das Unternehmen verlässt, wirkt nach seinem Weggang als Multiplikator. Im Idealfall sollte auch die Option einer Rückkehr ins Unternehmen signalisiert werden. Eine angenehme, weder feindselige noch von Ärger geprägte Atmosphäre sorgt dafür, dass Ausscheidende ihrerseits beim Prozess mitwirken und eine professionelle Übergabe und einen umfassenden Wissenstransfer möglich machen.

• Ein gutes Arbeitgeber-Image ist wertvoll
  Ex-Mitarbeiter sind Kommunikatoren und tragen auch nach ihrem Ausscheiden maßgeblich zur Imagebildung des Unternehmens als Arbeitgeber bei.

• Fluktuation durch Offboarding verringern
Jeder Austritt aus dem Unternehmen bringt andere Mitarbeitende unter Umständen dazu, über eine eigene berufliche Veränderung nachzudenken. Eine hohe Fluktuation kostet Geld und bremst das Unternehmen aus.

• Gute Position fürs Rekrutieren neuer Mitarbeiter schaffen
Interessenten werden versuchen, sich auch bei ehemaligen Mitarbeitern über ein Unternehmen zu informieren. Wenn Sie erfahren, dass selbst der Austritt professionell und harmonisch gestaltet war, bringt das echte Pluspunkte.

• Eine umfassende Übergabe ermöglichen
Wer geht, nimmt Wissen, Kontakte und gute Ideen mit. Bei einem harmonischen Offboarding steigt die Wahrscheinlichkeit, dass der Ausscheidende eine faire Übergabe mitgestaltet und die Nachfolgerin oder den Nachfolger intensiv und umfassend in die Aufgabe einführt.

• Eine Rückkehr ist oft ein echter Gewinn
Kommen Mitarbeiter nach einem vorübergehenden Wechsel in ein anderes Unternehmen zurück, kann das hervorragende Impulse liefern. Daher sollte die Tür zu einer Rückkehr bewusst aufgehalten werden.

• Rechtsstreitigkeiten sollten vermieden werden
Für beide Seiten ist ein Offboarding-Prozess eine gute Gelegenheit, auch im Fall von Streit wohlwollend auf einen Rechtsstreit zu verzichten, der wäre nämlich für beide Seiten zermürbend.

• Auch an den Datenschutz denken
Jeder Mitarbeiter ist Geheimnisträger – und jedes Unternehmen muss sensible personenbezogene Daten seiner Mitarbeiter verarbeiten. Beide Seiten sollten auch aus Datenschutzsicht einen sauberen Schluss-Strich ziehen und dem Datenschutz Genüge tun.

• Kündigungsbestätigung übergeben
Die Kündigungsbestätigung muss zeitnah ausgehändigt werden, damit der Ausscheidende planen kann und an einem professionellen Offboarding-Prozess mitwirkt.

• Nachbesetzung planen
Zum professionellen Offboarding-Prozess gehört auch, zügig für die Nachbesetzung der Stelle zu sorgen, damit keine unnötigen Lücken entstehen und das Team überfordert wird, weil eine Stelle zu lang unbesetzt bleibt.

• Austritt frühzeitig kommunizieren
Sobald die Kündigung von einer der beiden Seiten ausgesprochen und schriftlich dokumentiert ist, sollte der Kommunikationsprozess beginnen.

• Technischen Prozess anstoßen
Unmittelbar nach der Kündigung muss ein technischer Offboarding-Prozess beginnen, der von der Personalabteilung nach einem bewährten Muster durchzuführen ist.

• Finanzielle Ansprüche und sonstige Verträge prüfen
Für eine „saubere Trennung“ müssen alle Verträge und Zusatzvereinbarungen penibel geprüft werden, die zwischen dem Ausscheidenden und dem Unternehmen bestehen.

• Wissenstransfer sicherstellen
Durch eine kontrollierte Übergabe mit ausreichend Zeit sollte sichergestellt werden, dass ein transparenter und ehrlicher Wissenstransfer zwischen dem Ausscheidenende, dem Unternehmen und der Nachfolgerin oder dem Nachfolger gewährleistet ist.

• Verabschiedung planen und letzten Arbeitstag berechnen
Ein Abteilungsessen, letzter Arbeitstag mit formeller Verabschiedung und die Gestaltung des letzten Arbeitstages (wird noch gearbeitet? Abschied in der Mittagspause?) müssen rechtzeitig terminiert werden, damit viele Teammitglieder und Kollegen teilnehmen können.

• Letztes fachliches Mitarbeitergespräch führen
Die Personalabteilung muss ein finales Mitarbeitergespräch mit dem direkten Vorgesetzten organisieren. Idealerweise werden dabei auch die Gründe für den Austritt in angenehmer Atmosphäre besprochen und dokumentiert.

• Arbeitszeugnis erstellen und frühzeitig übergeben
Das Zeugnis sollte im finalen Mitarbeitergespräch angesprochen werden, um gegebenenfalls Wünsche des Ausscheidenden zu berücksichtigen. Es sollte vor dem letzten Arbeitstag übergeben werden, damit noch Zeit für eventuelle Korrekturen bleibt.

Mit teamgeist wertschätzende Prozesse etablieren