Onboardingprozess: Die optimale Checkliste

Onboarding ist ein elementarer Baustein zur Integration neuer Teammitglieder ins Unternehmen. Der Begriff Onboarding stamm aus dem Englischen und ist die Kurzform des Ausdrucks „taking on board“, heißt übersetzt in Deutsche also „An Bord nehmen“. In der Personaler-Sprache ist damit der Prozess gemeint, neue Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter nach der Phase der generellen Übereinkunft und der beiderseitigen Unterzeichnung des Arbeitsvertrags ins Unternehmen zu integrieren.

Gerade Berufseinsteiger, aber auch Menschen, die den vorherigen Job aus Unzufriedenheit quittiert haben, kommen mit Ungewissheit und Ängsten in ein neues Unternehmen. Wenn es gelingt, ihnen diese schon vor dem ersten Arbeitstag zu nehmen, führt das zu einer absolut positiven Motivation.

Wer kennt das nicht aus der Schulzeit, der eigenen Job-Historie oder dem ersten Tag in einer neuen Gemeinschaft: Wer sich vor dem ersten Kontakt bereits willkommen fühlt, tut sich deutlich leichter, erste Kontakte zu knüpfen und die eigene Offenheit zu signalisieren. Daher ist der „Willkommensfaktor“ so wichtig, schriftlich, mündlich und auch durch Gesten.

Auch hier eigenen sich Beispiele auch aus dem Privatleben für das Verständnis. Man ist beispielsweise Teil eines neuen Vereins, weiß aber weder, wer die „handelnden“ Personen sind, noch wo welche Informationen von wem zu bekommen sind. Das führt in den meisten Fällen dazu, dass das neue Vereins-Mitglied sich auf seine Trainingszeit beschränkt und sonst keinerlei Kontakte knüpft, die über den eigenen Zeit-Slot hinausgehen. Das würde beim Onboarding im Unternehmen dazu führen, dass das neue Teammitglied zunächst in einer Warteposition verharrt. Wird hingegen von Beginn an offen kommuniziert, wer im Team für welches Thema der perfekte Ansprechpartner ist und aktiv zum Ansprechen aufgefordert, fallen Hemmungen und die Produktivität ist von Beginn an positiv.

Ein gelungener Onboarding-Prozess macht aus einem neuen Teammitglied unter Umständen einen echten Fan des Unternehmens. Wer sich richtig wohlfühlt im neuen Arbeitsumfeld, wird zu 100 Prozent auch im Familien- und Freundeskreis darüber berichten. Denn unabhängig vom Lebensalter: Die Frage „Wie läufts im Job?“ ist fester Bestandteil beinahe jeder privaten Kommunikations-Situation. Schaffen es die Beteiligten am Onboarding-Prozess also, dem neuen Teammitglied ein Lächeln abzuringen, wenn es die Firma denkt, ist das bestes Eigenmarketing für das Unternehmen und seinen Ruf. Wer interessiert sich nämlich nicht für ein Unternehmen, von denen eine nahestehende Person schon kurz nach Beginn des Arbeitsverhältnisses schwärmt?

Die aktuelle Arbeitswelt ist mit der der vergangenen 30 Jahre kaum mehr zu vergleichen. Einerseits verzeichnen wir einen historischen Fachkräftemangel in allen Branchen. Der Arbeitsmarkt ist also ein reiner Arbeitnehmermarkt geworden. Unternehmen müssen eine Menge dafür tun, geeigneten Nachwuchs zu finden und gut ausgebildete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen zu halten. Daher ist die Unternehmenskultur ins Zentrum gerückt. Mitarbeitende erwarten von „ihrer Company“ heute, dass sie einen guten Ruf genießt, gesellschaftliche Verantwortung übernimmt und für Werte einsteht. Es genügt allerdings bei weitem nicht, wenn die Unternehmenskultur im „Mission Statement“ definiert steht. Diese Werte müssen im Unternehmen täglich gelebt werden und spürbar sein. Dazu gehört selbstverständlich auch der Stellenwert, den die Mitarbeiter im Unternehmen genießen. Stimmen diese Faktoren und sind sie authentisch, identifiziert sich das neue Teammitglied schnell mit dem Unternehmen und fühlt sich zugehörig, aufgenommen und rundum wohl.

Stellen wir uns mal einen Arbeitstag eins vor, der sich in den neunzehnhundertachtziger Jahren durchaus so abspielte, oder den geplagte Praktikanten heute noch erleben: Die oder der „Neue“ kommen am Monatsersten pünktlich ins neue Büro. Der Chef ist auf Dienstreise, der Abteilungsleiter im Kundenmeeting. Eine freundliche Dame aus dem Sekretariat bietet lauwarmen Kaffee an, legt die letzte abgegriffene Unternehmensbroschüre auf den Tisch und verspricht, den Chef gleich anzurufen. Ansonsten: machen Sie es sich gerne bequem, es wird sich später jemand um Sie kümmern.“ Vermutlich wird der betroffene „Onboarder“ diese Geschichte noch auf der zehnten Weihnachtsfeier zum Besten geben, falls er dem Unternehmen überhaupt so lange die Stange hält.
Daher gilt für empathisches Onboarding, Sympathie aufzubauen, echtes Interesse an der Person zu zeigen und ein Gefühl von authentischem Willkommen-Sein zu vermitteln. Das gilt für den ersten Arbeitstag wie für die gesamte Zeit des Onboarding-Prozesses.

3. Phasen des Onboarding-Prozesses

Der Onboarding-Prozess gliedert sich in die drei Phasen „Preboardingphase“ (zwischen Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und des ersten Arbeitstages), die „Orientierungsphase“ (erster Arbeitstag und erste Arbeitswoche) sowie die „Integrationsphase“ (zweite Arbeitswoche bis Ende der Probezeit) auf. Für alle Phasen empfiehlt sich ein Onboarding-Plan, der alle wesentlichen Punkte enthält und auf einem sinnvollen Zeitplan fußt.

In der wichtigen Phase vor Arbeitstag eins ergeben sich beim neuen Teammitglied garantiert eine Vielzahl an Fragen. Daher ist es jetzt wichtig, klar zu kommunizieren das Fragen nicht nur okay, sondern sogar gewünscht sind. Und dazu sollten gleich die richtigen Ansprechpartner sowie den Status deren Erreichbarkeit kommuniziert werden. Die Möglichkeit, Fragen zu stellen, gehört zu einer offenen Unternehmenskultur. Ein lapidarer Hinweis auf die FAQs reicht da in der Regel nicht aus.

Die Probezeit dauert in der Regel sechs Wochen bis drei Monate – das ist aus Sicht des neuen Teammitglieds oft eine lange Zeit der Unsicherheit. Andererseits vergeht sie meist wie im Flug, da täglich neue Menschen, Sachverhalte und Aufgaben auf innerhalb der neuen Arbeitswelt des „Neulings“ auf sie oder ihn einprasseln. Je systematischer dieser Vorgang stattfindet, desto einfacher fällt dem Betroffenen auch die richtige Einordnung der vielen Eindrücke. Daher ist es ratsam, dass alle (Abteilungen wie Kolleginnen/Kollegen), die fortan mit dem neuen Teammitglied Berührung haben werden, auch die Möglichkeit zu einem Entree nutzen. Das können beispielsweise Meetings zu zweit, Teammeetings sowie Online-Konferenzen, beispielsweise mit den Kollegen an anderen Unternehmensstandorten sein.
Daneben sollte der Einarbeitungsplan klarmachen, welche Lerninhalte in welchen Rhythmus von welchen Akteuren vermittelt werden. Eine sorgfältige und stressfreie Einarbeitungszeit erleichtert das Onboarding ungemein, nimmt Sorgen und Ängste und schafft Vertrauen. Das sind die Grundlagen einer bereichernden Zusammenarbeit für beide Seiten.

Wer schon einen oder mehrere erste Arbeitstage erlebt hat, weiß, wie prägend die Eindrücke sind, mit denen man damals konfrontiert wurde. Daher sollte jemand die neue Fachkraft an diesem Tag federführend durch den Tag begleiten, idealerweise der bereits bekannte Ansprechpartner aus der HR-Abteilung, und folgenden Ablauf organisieren:

• Offizielle Begrüßung
(Idealerweise sind hier Vorgesetzte sowie die engsten künftigen Team-Mitglieder mit von der Partie. Es muss aber nicht gleich eine Betriebsversammlung sein.)

• Möglichkeit, sich mit den künftigen Kolleginnen und Kollegen bekannt zu machen
(das funktioniert in kleinen Teams durchaus in der Gruppe; ist die Abteilung größer, sollten die kurzen Gespräche einzeln und nacheinander stattfinden)

• Benennung und Bekanntmachen mit der Patin oder dem Paten
(viele Unternehmen weisen Neulingen in der Orientierungsphase eine Patin/einen Paten zu, die das Unternehmen sehr gut kennen, sich als Repräsentanten eignen und in der Orientierungsphase täglich ansprechbar sind.)

• Gespräch mit der/dem Vorgesetzten
(da die direkte Führungskraft in jedem Jobverhältnis die entscheidende Schnittstelle zum Unternehmen darstellt, ist ein Gespräch am ersten Tag unbedingt zu empfehlen)

• Einführung Arbeitsplatz
(das lässts ich beispielsweise in aller Ruhe von der Patin/dem Paten erledigen. Sie sollten das neue Teammitglied in den Räumen herumführen sowie zeigen, wie Mobiliar, Jalousien, die Beleuchtung und die Kaffeemaschine funktionieren)

• Welcome-Mappe aushändigen
(in Ihr befinden sich neben einer Arbeitsplatzbeschreibung gemäß Arbeitsvertrag Dokumente wie die Hausordnung, Leitfäden zur Arbeit, Organigramm, Telefonliste, Ausweise (Tiefgarage/Kantine) sowie idealerweise eine kurze Willkommensbotschaft.

• Übergabe & Einweisung in die grundlegende Technik
Zum Programm am ersten Tag gehört auch eine erste technische Einweisung. Der PC/Laptop sollte erklärt, die Telefonanlage gezeigt, Passwörter zugewiesen und das Zugangs-Konzept des Gebäudes erläutert werden (Schlüssel oder Karte oder Code?).

Die erste Arbeitswoche ist für das neue Teammitglied eine Erfahrung mit allen Sinnen. Jeder, der diese erste Woche bereits ein- oder mehrmals erlebt hat, wird bestätigen, dass diese Zeit emotional sehr aufwühlend ist. „Habe ich die richtige Entscheidung getroffen, als ich mich für diesen Job entschieden habe?“ Diese Frage dominiert das Denken in der ersten Woche, was völlig natürlich ist. Denn immerhin zeigt sich gerade, wie sich künftig der wichtigste Teil des Alltags gestaltet. Also ist es sehr wichtig, dass die oder der Neue möglichst viele positive Gedanken entwickelt und anfängt, sich im Arbeitsumfeld wohlzufühlen. Dafür sind die neuen Kollegen ebenso verantwortlich wie die Patin/der Pate sowie die Vorgesetzten.
Folglich sollten in Woche eins einige Gespräche und Meetings auf dem Plan stehen:

• Größerer Überblick über Produkte/Dienstleistungen und Projekte des Unternehmens
(individuelle Produktschulungen, Rundgänge durch verschiedenen Firmenbereiche, Einblick in die Firmenphilosophie, Mitarbeiter-Benefits erklären und Teilnahme einrichten.)

• Sorgfältige IT-Einweisung
(in der digitalisierten Arbeitswelt ist ein IT-lastiger Arbeitsplatz mit Serverzugängen, Platttform-Umgebungen, CRM-System etc. für neue Mitarbeiter meist sehr komplex, daher unbedingt dafür sorgen, dass in der ersten Woche Fragen sofort beantwortet werden, damit die IT nicht zum Hemmnis wird.)

• Erste eigenständige Teilprojekte übergeben
(Auch die ersten Arbeitstage haben acht oder mehr Stunden. Dafür ist es sinnvoll, dass das neue Teammitglied sich neben der neuen Umgebung auch gleich „mit der Materie“ beschäftigt, die später den Arbeitsalltag bestimmen wird. Das dürfen Aufgaben sein, die nicht gleich überfordern, aber durchaus das Gefühl vermitteln, dass das neue Teammitglied von Anfang an einen Beitrag leistet.)

• Gespräch mit Führungskraft/Führungskräften
  (hierbei sollte definiert werden, wie die gegenseitigen Erwartungen aussehen, idealerweise skizziert die Führungskraft das Tätigkeitsumfeld sowie das Pensum, das künftig zu stemmen ist.)