Der E-Mail-Kodex – oder: soviel Zeit muss sein!
Zwar sind die Zeiten vorbei, in denen hochformelle Anreden und Grußformeln üblich waren. Dennoch sollte auch ein E-Mail mit einer Anrede beginnen. Dabei hat sich „Hallo“ als absolut salonfähig durchgesetzt, auch ein „Guten Morgen Frau Schmidt“ oder ein „Guten Tag in die Runde“ sind absolut okay, aber „Hi“ sollte nur Verwendung finden, wenn das Gegenüber zu engen Kollegenkreis gehört und der Inhalt der E-Mail nicht zu offiziell ist. Gleiches gilt für die abschließende Grußformel. „Mit vorzüglichen Grüßen“ ist vielleicht etwas übertrieben und klingt antiquiert, aber die guten alten „freundlichen Grüße“ sind auch im E-Mail als Abschluss über dem eigenen Namen nicht übertrieben. Wogegen ein schnell getippter, knapper „Gruß“ immer schon etwas schlecht gelaunt klingt und transportiert, dass der Verfasser sehr unter Zeitdruck steht. Ein zweites wichtiges Thema ist die Rechtschreibung. Vor allem E-Mails, die von unterwegs ins Handy getippt werden, weisen oft erhebliche Mängel auf. Auch hier gilt: Eine E-Mail ist wie ein Brief, der unter Umständen in viele Weiterleitungshände gerät und oft zitiert wird, daher sollte es im Interesse jeden Verfassers liegen, nicht als nachlässig, leichtfertig oder gar schlampig zu gelten. Dabei lässt sich das äußerst einfach umgehen, indem vor dem Versand das Rechtschreibprogramm genutzt wird, das inzwischen jede professionelle E-Mail-Software anbietet.
Adresszeile und Betreff: Erst nachdenken, dann auf die Sendetaste drücken!
Wussten Sie, dass im Jahr 2018 weit über 800 Milliarden E-Mails allein in Deutschland versendet wurden? Davon entfielen gut 70 Prozent auf den Business-Bereich. Und wir alle wissen, wie schwierig und zeitraubend es ist, den eigenen Posteingang zu managen, ein funktionierendes Ablage- und Löschsystem zu schaffen und der Flut überhaupt noch Herr zu werden. Daher erweisen Sie sich schon als vorbildlicher E-Mailer, wenn sie vor dem Versand überlegen, ob jeder Adressat tatsächlich in die Empfängerlisten muss, sei es in der direkten Ansprache, im cc oder gar im Bcc. Diese Maxime sollte auch im Unternehmen gelten. Denn ein überlegter Verteilerkreis spart wertvolle Ressourcen, unnötige Ausdrucke und hilft jedem einzelnen dabei, das eigene Kommunikationschaos zu entwirren.
Ein ganz wichtiges Element beim E-Mailen ist die Betreff-Zeile. Auch hierfür lohnen sich die wenigen Sekunden, die es kostet, diese zu füllen. Denn eine präzise Betreff-Zeile bewirkt so viel Gutes: Die E-Mail lässt sich einfach zuordnen, archivieren und vor allem auch nach Tagen und vielen Hunderten weiterer E-Mails auch schnell wiederfinden, wenn es um die Wurst geht.
Tipp: E-Mail-Leitfaden erstellen in Workshops
Das Besondere an der Kommunikation im Unternehmen ist, dass es einerseits den offiziellen Aspekt gibt: Der Mitarbeiter kommuniziert als Teil des Unternehmens. Andererseits ist Kommunikation immer ein Zeichen der persönlichen Entfaltung und der Individualität des Einzelnen. Daher ist es ratsam, bei der Erstellung eines firmenverbindlichen Leitfadens für die E-Mail-Kommunikation die Mitarbeiter mit ins Boot zu holen. Das funktioniert am besten in einem Workshop, bei dem es darum geht, für dieses Thema zu sensibilisieren. Und selbstverständlich gilt hier wie bei allen dynamischen Prozessen im Unternehmen, dass die persönlichen Erfahrungen der Mitarbeiter in den Workshop einfließen sollten. Das kann beispielsweise in Gruppen geschehen, die sich mit unterschiedlichen Aspekten der E-Mail-Kommunikation beschäftigen und dann Lösungen präsentieren, die als Grundlage eines Firmenleifadens dienen.
Folgende Details sollte ein Leitfaden auf jeden Fall enthalten:
- Aufbau einer Standard E-Mail (Anrede, Grußformeln, Signatur)
- Länge des Inhalts: wieviel Länge ist im Alltagsgeschäft noch praktikabel
- CC: Wer muss eigentlich wirklich einkopiert werden
- In der Kürze liegt die Würze, vor allem beim E-Mail
- Anhänge: „Na warte, ich stopfe Deinen Eingang zu“, muss das sein?
- Sachliche Sprache: Eine berufliche E-Mail sollte klar verständlich sein
- Grammatik, Rechtschreibung: Sorgfalt, die sich wirklich auszahlt
- Freundlicher Ton: viele E-Mails sieht man mehrfach im Leben
- Sparsame Verwendung von Links: Sonst wird die E-Mail zum Computerspiel
Investieren Sie in Ihrem Unternehmen Zeit in eine gepflegte E-Mail-Kommunikation. Und profitieren Sie in der Außenwahrnehmung gleichermaßen wie durch eine angenehmere Atmosphäre in der Firma. Eine freundliche, gepflegte Sprache ist Basis von gegenseitigem Respekt und sie fördert auf natürliche Art das Verständnis füreinander.
Möchten Sie in ihrem Unternehmen ganzheitlich an Ihrer Kommunikation arbeiten und Unternehmenswerte vermitteln? Wir beraten Sie gerne und arbeiten ein individuelles Konzept für Sie aus! Hier finden Sie einen Überblick zum Thema Kommunikations-Traincentives. Oder möchten Sie mit einem passendem Team Event die Kommunikation in Ihrem Team verbessern und beleben? Wie wäre es mit einer Impulsreaktion? Dieses Team Event schafft einen echten Mehrwert in der Kommunikation und stärkt zudem das WIR-Gefühl! Dieses Event gibt es übrigens auch für große Gruppen als Impulsreakton XXL.
Autor: Christian Bonk
