Was versteht man unter einem Kick Off und wie kann man es wirkungsvoll einsetzen.

Was genau ist ein Online Kick Off Event?

Gerade in Zeiten der Pandemie, in der vermehrt MitarbeiterInnen im Homeoffice arbeiten, kann es ein sinnvolles Instrument der Mitarbeitermotivation sein. 

10 Dezember 2020

Was ist ein Kick Off

Starten Sie mit Motivation, Vertrauen und Zuversicht in das Jahr 2021

Kein Jahr hat die Arbeitswelt weltweit vor so kurzfristige Herausforderungen gestellt wie das Jahr 2020. Die Corona-Pandemie hat viele Unternehmen zu unmittelbarem Handeln aufgefordert. Die Krise als Katalysator: Schnelle Entscheidungen haben in den unterschiedlichsten Branchen zu weitreichenden Veränderungen geführt - Stillstand, Umstrukturierung oder gar Neuausrichtung. Und auch die Arbeitsmodelle haben sich geändert. 

Was 2019 für viele Geschäftsprozesse undenkbar war, ist im Jahr 2020 zu einer neuen Realität geworden. Millionen Menschen arbeiten in dieser Zeit im Homeoffice, die Kommunikation ist digitaler geworden und Videokonferenzen mit KollegInnen oder Kunden gehören zum Arbeitsalltag. Und auch wenn dieses Arbeitsmodell nicht generell und für alle eine optimale Lösung darstellt, so wird sich grundsätzlich die Entwicklung zur Flexibilisierung der Arbeitsmodelle in den nächsten Jahren fortsetzen.

Aus Problemen sind Lösungen geworden und aus der Krise zahlreiche Chancen entstanden. Vor allem für die UnternehmerInnen, die ein gutes Gespür für die positiven Seiten einer Veränderung haben, sich mit mutigen Ideen neue Möglichkeiten erschließen und Ihre Mannschaft mit Zuversicht manövrieren und motiviert mitreißen. In diesem Artikel möchten wir Ihnen ein wirkungsvolles Tool vorstellen, dass Ihnen und Ihrem Team den bestmöglichen Start in das Jahr 2021 ermöglicht. Mit einem Kick Off Event als Jahresauftaktveranstaltung setzen Sie den Startschuss, der für Orientierung, mehr WIR-Gefühl und für eine Fokussierung auf Ihre gemeinsamen Projekte und Ziele sorgt. In Zeiten der Covid-19-Pandemie ist ein Online Kick Off Event als Neujahrsevent wertvoller denn je, denn es sorgt für Gemeinschaft und die nötige Motivation. Wie können sie und Ihr Team die Zukunft unter neuen Vorzeichen für Ihren Erfolg 2021 nutzen? Doch zunächst einmal, was ist überhaupt ein Kick Off Event?

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Was ist ein Kick Off Event?

Ein Kick Off Event ist ein Bestandteil des Projektmarketings, welches wiederum ein Instrument des Projektmanagements ist. Nachdem aus den Unternehmenszielen Projekte abgeleitet worden sind, werden die Projektziele definiert. Die Zielkriterien sollten nach den Kriterien der SMART-Methode festgelegt werden, das heißt sie sollten spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein. Für die Zielsetzung sind idealerweise sowohl das Management als auch die Projektleitung verantwortlich, um die Expertise und realistische Einschätzung des Projektleiters zu nutzen. Nachdem das Projektteam festgelegt wurde, eignet sich ein Kick Off Event zum Projektstart, um gleich zum Auftakt alle TeilnehmerInnen professionell zu informieren und zielgerichtet zu begeistern. Ein wesentlicher Hebel, um eine Identifikation mit dem Projekt und dem Unternehmen zu erzielen.

Dieses Kick Off Meeting kann auch als Kick Off Workshop organisiert werden, bei welchem nur das Ziel des Projekts vorgegeben ist, die Inhalte jedoch (teilweise) gemeinsam erarbeitet werden. Grundsätzlich hat eine Kick Off Veranstaltung immer das Ziel alle ProjektteilnehmerInnen zusammenzubringen und einen motivierenden Auftakt zu bieten, um dann gemeinsam den richtigen Weg einzuschlagen, um das gemeinsame Ziel zu erreichen. Orientiert man sich an den „5 Phasen der Teamentwicklung nach Tuckman“, ist ein Kick Off Event in der ersten Phase – dem Forming – einzuordnen. Hier bietet ein Kick Off Event den optimalen Rahmen in der ersten Findungsphase, in welchem sich die Teammitglieder kennenlernen. Es geht dabei um die Inhalte des Projekts, jedoch auch darum ein erstes Gruppengefühl aufzubauen, Vertrauen in das Projekt und die anderen TeilnehmerInnen zu gewinnen. Dies kann besonders wirkungsvoll mithilfe geeigneter Teambuilding Maßnahmen professionell und spielerisch vermittelt werden.

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Im Wesentlichen sollte ein Kick Off Event folgende Aspekte beinhalten:

Projektteam

Schaffen Sie Raum, damit sich alle Projektbeteiligten vorstellen und kennenlernen können.

Erläutern Sie die Projektziele im Rahmen der Unternehmensziele. Stellen Sie die Projektziele unter Einbeziehung der wichtigsten Kriterien vor. 

Hier wird genau vorgestellt und aufgeteilt, wer welche Rolle im Projekt hat. Wer ist die/der AuftraggeberIn? Wer ist der Projektleiter? Wer bildet das Projektteam?

Hier werden die Aufgaben und Zuständigkeiten/Verantwortlichkeiten vorgestellt, zugeteilt und gegebenenfalls gemeinsam erarbeitet.

Nun werden die erforderlichen Maßnahmen für das Projekt vorgestellt/erarbeitet. Konkrete Gedanken und Ideen aus dem Projektteam können in die Maßnahmenplanung einfließen. 

Je nach strategischer Bedeutung für das Unternehmen und der Komplexität eines Projekts, muss die Zeit eingeplant werden, die ein/ AuftraggeberIn und das Projektteam in das Projekt investieren muss. In dem Kick Off Meeting sollte die Planung transparent vorgestellt und der Zeitplan eventuell gemeinsam feinjustiert werden. Wie oft findet ein Austausch des Projektteams statt? Wann sollten wichtige Meilensteine erreicht sein?

Besonders bei sehr umfangreichen, komplexen und langen Projekten sind Zwischenziele/Meilensteine wichtig zu definieren.

Gemeinsame Spielregeln helfen Konflikte zu vermeiden. Wie kommunizieren wir? Wann ist ein Telefonat sinnvoll, wann eine schnelle Mail? Welche Kommunikationstools sowie Software zur Ablage von Dokumenten soll genutzt werden?

Kick Off Event als Jahresauftaktveranstaltung

Ein Kick Off Event kann aber auch eine Jahresauftaktveranstaltung für große Unternehmen sein, die Ihre MitarbeiterInnen nicht auf Projektebene, sondern auf die übergeordneten Ziele des neuen Jahres einstimmen und begeistern möchten. Das bietet sich auch bei besonderen Veränderungen oder Herausforderungen sowie einer Neuausrichtung an – gekoppelt mit einem Jahreswechsel. Auch Unternehmen, die gerade in der Weihnachtszeit ihre Hauptsaison haben, veranstalten gerne eine Jahresauftaktveranstaltung, statt eines Jahresabschlussevents. So kann man das komplett abgeschlossene letzte Jahr mit etwas Distanz Revue passieren lassen und sich gemeinsam auf das neue, gerade begonnene Jahr einstimmen und ausrichten.

Mit einer passenden integrierten Teambuilding Maßnahme kann eine spannende Dramaturgie geschaffen werden, der die wichtigen Inhalte spielerisch auf einer Neujahrsveranstaltung vermittelt und die MitarbeiterInnen begeistert. Dabei sorgt ein/e professionelle/r ModeratorIn für einen strukturierten Ablauf und ein geeignetes Rahmenprogramm für Unterhaltung. 

Weitere Anlässe für ein Kick Off Event:

  • Planung einer neuen Produktlinie
  • Auftakt nach Zusammenlegung von Abteilungen
  • Im Rahmen eines Onboardings von neuen MitarbeiterInnen oder Azubis 
  • Auftakt nach einer Fusion von Unternehmen, insbesondere nach Übernahmen 
  • Neuausrichtung des Unternehmens
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Was ist ein Online Kick Off Event?

Ein Online Kick Off Event bildet alle Inhalte und Rahmenbedingungen einer Live-Veranstaltung ab, lässt diese nur online stattfinden. So kann ein Kick Off Meeting für ein Projekt oder als Jahresauftaktveranstaltung auch virtuell stattfinden. Das ist besonders jetzt in der Corona-Pandemie eine wirkungsvolle Möglichkeit, um Projekte oder das neue Jahr 2021 gemeinsam mit seinem Team zu starten, die sich remote im Homeoffice befinden. Aber auch für Filialunternehmen, internationale Unternehmen und flexible Arbeitsmodelle bietet ein digitales Kick Off Event optimale Rahmenbedingungen, um in einem Austausch gemeinsam den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt zu legen. Neben den unternehmerischen Zielen und Projekten ist eine professionelle Umsetzung die wichtigste Voraussetzung für ein erfolgreiches virtuelles Kick Off.

Der Begriff „Online Kick Off Event“ ist übrigens in verschiedenen Schreibweisen gängig und wird häufig auch als Kickoff, also Online Kickoff Event oder Online Kickoff-Event oder auch Online Kickoffveranstaltung, geschrieben. Wir haben uns für die geläufige Variante „Online Kick Off Event“ entschieden. 

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Projektmanagement online: Organisation und Rahmenbedingungen für ein digitales Kick Off Event

Ein Online Kick Off Event oder eine digitale Jahresauftaktveranstaltung sollte unbedingt so perfekt wie möglich vorbereitet und durchgeführt werden. Daher ist hier die klare Empfehlung mit einem professionellen Dienstleister - mit Erfahrungen im Bereich digitaler Events - zu kooperieren. Folgende Punkte gilt es zu beachten:

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1.Organisation

  • Vorab sollten alle relevanten Inhalte attraktiv digital aufbereitet werden und eine passende Dramaturgie für das virtuelle Event entwickelt werden.
  • Mit einem professionellen Einladungsmanagement werden alle Beteiligten rechtzeitig, verständlich und motivierend informiert.
  • Je nach Teilnehmerzahl bietet sich eine „Support-Ansprechperson“ an, die auf Rückfragen im Vorfeld des Online Kick Off Events, aber auch während des Events zur Verfügung steht
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2. Technische Voraussetzungen

  • Die technischen Rahmenbedingungen müssen einwandfrei sein.
  • Ein umfangreicher Test vorab minimiert mögliche technische Probleme in der Durchführung.
  • Nicht jedes Kommunikationstool eignet sich für jedes Online Event. Hier sollten Bedarf und Features der Software fachlich abgeglichen werden.
  • Je nach Teilnehmerzahl und Inhalt bietet sich auch eine „Support-Ansprechperson bzgl. Technik“ an. 
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3. Moderation, ExpertInnen und/oder Unterhaltung

  • Eine professionelle Moderation sorgt für hohe Qualität bspw. hinsichtlich Inhalte und Zeitvorgaben.
  • Mit einer/m passenden ExpertIn können wichtige Themen in das Kick Off Event integriert werden. Stichwort Horizonterweiterung.
  • Ein unterhaltsamer Showact kann für Auflockerung und Unterhaltung sorgen.
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4. Gruppengefühl

  • Die Integration von Teambuilding Maßnahmen vermittelt spielerisch Inhalte und schafft ein wichtiges Zusammengehörigkeitsgefühl.
  • Passende digitale Teambuilding Spiele oder Module stärken die Gruppe und die Motivation für die Zusammenarbeit an den neuen Projekten.
  • So können Unternehmensziele und wichtige Projekte mit virtuellen Teambuilding Maßnahmen erfolgreich kombiniert werden.
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Schaffen Sie Vertrauen und Identifikation – mit Leidenschaft!

Die wichtigste Ressource sind Ihre MitarbeiterInnen. Und die gilt es gerade jetzt aktiv einzubinden, sie ins Boot zu holen oder im Boot zu behalten, um die aktuellen Herausforderungen gemeinsam und mit Leidenschaft zu meistern.
„In den kommenden Monaten sind zentrale Stärken in der Unternehmensführung gefragt: Wie können wir unsere Ziele im kommenden Jahr 2021 - mit all seinen Variablen – kreativ und souverän erreichen? Wie wecke ich als Kapitän größtmögliches Vertrauen bei meinem Team und erziele auch remote eine starke Identifikation mit meinem Unternehmen/meiner Marke?
Wer nun ein Vorbild ist und seine MitarbeiterInnen für die Möglichkeiten des Wandels begeistern kann, erzeugt Widerstandsfähigkeit für Veränderungen und entzündet Leidenschaft. Die Menschen sehnen sich besonders jetzt nach Resonanz und Sicherheit. Aber auch nach Freude, Begegnung und Verbundenheit. Wir unterstützen Unternehmen dabei mit unseren langjährig beliebten und bewehrten Team Events. Und für die aktuellen Rahmenbedingungen sind unsere digitalen Eventkonzepte ideal, um beispielsweise jetzt zum Jahresstart ein motivierendes Kick Off Event professionell und remote umzusetzen.“, Michael Haufe, Gründer von teamgeist.


Autorinnen: Christina Engel und Jessica Müller


Hier geht es zum zweiten Teil - Die Top 10 Argumente für ein Online Kick Off >>

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