Zieht die Westen enger - unsere Teilnehmer stellen einen neuen Mega-Floßbau Rekord auf!

Auf die Flöße, fertig, Guiness Welt Rekord!

15. Juni 2018: 1000 Teilnehmer bauen 110 teamgeist-Flöße und verbinden sie zu einem riesigen 70*20m Megafloß für den vierten Guiness Welt Rekord.

19 Juni 2018

Megafloßbau Guiness Welt Rekord
Megafloßbau Guiness Welt Rekord (Foto: teamgeist West)

Die Vorbereitungen für dieses Event liefen bereits seit Monaten auf Hochtouren. Am Ende paddelten offiziell bestätigte 956 Menschen auf dem Megafloss. Und so hieß es dann: Worldrecord done! Lesen Sie hier den Bericht auf www.guinessworldrecords.com. Dabei konnte die Essener teamgeist West GmbH auf die Unterstützung anderer 6 teamgeist Regionalgesellschaften mit 12 Standorten setzen. Sven Hüther, Geschäftsführer von teamgeist West, lässt uns hinter die Kulissen dieses 20 Tonnen schweren Mega-Events blicken.

Sven, wie kam es überhaupt zu diesem tollen Event Briefing und wie seid ihr das angegangen?

Die Anfrage kam über unser Internet Portal, danach rief ich den Kunden an und erfuhr, dass es sich um ein großes Event mit 1000 Teilnehmern handelte. Das Unternehmen bringt jedes Jahr Mitarbeiter aus ganz Deutschland zusammen, um ihnen ein schönes Event zu bieten, quasi als Incentive. Daraufhin verschickte ich unseren Katalog als Inspiration und ein Video unseres Floßbau-Teamevents. Der Kunde entschied sich bei der großen Auswahl für den Mega-Floßbau, da er herausfordernd und spannend ist. Bei unserem anschließenden Termin stellten wir dann das Gesamt-Konzept angepasst an ihre Bedürfnisse vor. 

Und wodurch kam die Idee mit dem Guiness Welt Record?

Da teamgeist den Guiness Record bereits zwei mal in Potsdam und einmal München mit 515 Teilnehmern durchgeführt hat und dreifacher Weltrekordhalter ist, lag es direkt auf der Hand. Folglich war das natürlich ein zusätzlicher Anreiz, von dem die Kundin sofort begeistert war. Darüber hinaus ist es auch eine riesige Motivation für die Mitarbeiter daran teilzunehmen.

Was war denn ausschlaggebend dafür, dass Ihr diesen Auftrag bekommen habt, also warum hat sich der Kunde für teamgeist entschieden?

Ich glaube, dass nur Teamgeist dieses Event in diesem Maße leisten kann und die notwendige Erfahrung für einen Floßbau mit 1000 Teilnehmern hat. Mit der Kraft unserer Gruppe können andere nur schwer mithalten. Die Bewältigung von diesem Ausmaß an Material und Personal ist nur mit mehreren Regionalgesellschaften und der Erfahrung aus drei ähnlichen Events zu schaffen. Dafür sind wir sehr dankbar, denn darin liegt unsere Alleinstellung, die uns von anderen abgrenzt. Wir sind zwar regional und doch deutschlandweit, sowie international vertreten. Somit haben wir die lokale Kompetenz und können gleichzeitig flexibel global agieren.

Was war die Herausforderung bei diesem Team Event? 

Oh, es gab sehr viele Herausforderungen. Beginnend bei der Logistik, über das Material und das Personal drei weiterer Standorte einzubinden. Am Event-Vortag wurden 5 Sattelschlepper über 2000 massive Bretter und Rundhölzer, 880 Lkw-Reifen und mehr als 8 Kilometer Seile und Riemen angeliefert. Rechnet man Schwimmweste, Paddel, Bühnen- /Tontechnik und weiteres Equipment dazu, wurden rund 20 Tonnen Material für diesen Megafloßbau zur Location befördert. Am Event-Tag selber waren rund 25 Eventprofis, sowie zahlreiche Helfer und Betreuer vor Ort, auch dieses Personal wurde sehr bedacht von uns ausgewählt.

Darüber hinaus brauchten wir diverse Genehmigungen von drei verschiedenen Behörden. Zusätzlich gab es noch viele kleine Problematiken, wie zum Beispiel alles zu den Bauplätzen zu befördern, die Teilnehmer so zu beschallen, sodass jeder die Anweisungen gut hört, und und und… Die Liste ist lang.

Wie koordiniert man so viele Teilnehmer?

Jeder Teilnehmer bekam einen Lageplan, es gab viele Wegweiser, die die Teammitglieder zu ihren Stationen führten. Dort warteten Guides, die jeweils für fünf Flöße verantwortlich waren. Die Teilnehmer bekamen zwei Floßbau Anleitungen pro Floß. Die Instrukteure wiesen dann die Teams an und griffen ihnen unter die Arme. Deshalb schaffte es jede Gruppe ein stabiles Floß zu bauen. Dank unserer erfahrenen Guides ist es auch noch nie vorgekommen, dass ein Floß nicht schwimmt, nur sind manche Teams schneller und andere ein bisschen langsamer.

Die Teilnehmer mussten ja ganz schön unter Druck stehen. Welche „Worst Case“ Szenarien gab es und wie seid ihr damit umgegangen?

Nicht nur die Teilnehmer standen unter Druck (lacht). Das schlimmste wären starke Winde gewesen, denn bei schlechter Witterung hätten die Flöße nicht aufs Wasser gedurft. Das nächste Worst Case Szenario wäre gewesen, wenn zehn Prozent der Teilnehmer ausfielen, oder sich nicht an die Regeln hielten, dann wäre nämlich das gesamte Event disqualifiziert worden.

Das Dritte war, dass die Füße der Teilnehmer nicht nass werden durften, nachdem sie vom Floß nach 5 Minuten vom Wasser heruntergingen, danach wurden alle Teilnehmer „mit trockenen Füßen“ gezählt. Doch unsere Flöße sind so stabil gebaut, dass die Füße eigentlich gar nicht nass werden konnten.

Mit wie vielen verschiedenen Ansprechpartnern hatte es der Kunde bei Euch zu tun? 

Es lief alles über mich und ich hatte noch Anja, eine Projektmanagerin, die mich unterstützt. Ein direkter Kontakt zum Kunden ist uns sehr wichtig, so geht keine Information verloren und die Erwartungen sind klar und deutlich abgesteckt. 

Wie lange dauert es solch ein riesiges Teamevent zu organisieren?

Von der Auftragserteilung zu Ostern bis zur Durchführung Anfang Juni haben wir zwei Mitarbeiter, die jeden Tag damit befasst waren das Material vorzubereiten und alles zu organisieren. Zum Glück haben wir so ein großes und tolles Team, dass wir die Kapazitäten dazu haben alles selbst abzudecken, allerdings habe ich zusätzlich noch einen Personalmanager eingestellt. Insgesamt braucht man für so ein Event mindestens 6 Wochen Vorlaufzeit. Da wir am selben Tag ein weiteres Floßbau Event für einen anderen Kunden veranstaltet haben, stockten wir unser Inventar sogar von 20 auf 50 Flöße auf. 40 Flöße bekamen wir von teamgeist Ost, 15 von der Hauptstadtregion Berlin Brandenburg und 15 von Süd. Allein 1000 Schwimmwesten zu besorgen war schon eine Menge Material.

Warum habt ihr genau diese Location gewählt? Ging die Entscheidung und Organisation über Euch oder den Kunden?

Wir haben sehr gute Kontakte und kennen alle in Frage kommenden Locations in der Region. Da dieses Event mit sehr viel logistischem Aufwand zu tun hat und wir dafür verantwortlich sind, dass alles klappt, war es nahe liegend, dass wir uns auch um die Location kümmern, das läuft bei den meisten Events so ab. Diese ausgewählte Location war eigentlich der einzige Ort, der in Frage kam. Wir hatten noch zwei andere im Visier, doch diese hatten nicht die gute Logistik für Busse, einen kurzen Laufweg, breiten Strand, sowie Barrierefreiheit für das herauf- und hereintragen der Flöße. 

Das Catering, also das Mittagessen davor und Abendessen danach, hat der Kunde selbst mit der Location abgestimmt, da jeder Kunde individuelle und detaillierte Wünsche für das Essen hat, ist es effizienter und kostengünstiger für Kunden dies selbst zu tun.

Was machte dieses Event für Dich so besonders? 

Das ist unser erstes Event mit 1000 Teilnehmern gewesen. Wir haben zwei Jahre lang eine Tabtour mit 600 Personen für Bayer veranstaltet, allerdings ist das Element Wasser, die Witterung, das viele Material, das Personal und der Guiness World Record nochmal eine andere Herausforderung, die man bei der Tabtour nicht so stark hat. Die digitale Schnitzeljagd kann bei jedem Wetter und zu jeder Jahreszeit durchgeführt werden, die Stationen können Indoor stattfinden, es gibt weniger Guides und man braucht nur ein Tablet pro Team. Das bedeutet weniger Logistik, Koordination und Organisation, allerdings ist es vielleicht nicht ganz so aufregend wie ein Megafloßbau (schmunzelt).

Wir bedanken uns bei Sven Hüther für den tiefen Einblick in den Eventablauf und die Hintergründe des Megafloßbaus im Juni und gratulieren ihm und seinem Kunden, sowie seinem Team und den Teilnehmern zum Gelingen des Weltrekords!

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