Tipps und Checkliste: So wird eine Unternehmenskultur entwickelt
Wie aus den theoretischen Betrachtungen hervorgeht, gibt es den Zustand von „keiner Unternehmenskultur“ nicht, da ja die Summe der Empfindungen, Ansichten und Gewohnheiten aller im Unternehmen eine Kultur schaffen. Im schlimmsten Fall ist sie also vorhanden, folgt aber keinem System und basiert nicht auf Werten. Auch wenn es bereits eine Unternehmenskultur gibt, sollte sie auf Relevanz geprüft und gegebenenfalls modifiziert werden. Hier die wichtigsten Elemente einer funktionierenden Unternehmenskultur und der systematische Implementierungsprozess:
Vorbereitung und Planung
Das Gestalten einer Unternehmenskultur muss sorgfältig geplant werden. Wichtig ist, möglichst viele Mitarbeitende mit einzubeziehen und von vorneherein für den Prozess zu begeistern, da er ja Einfluss auf die Arbeitswelt jedes Einzelnen nehmen wird.
- Welche Ressourcen werden benötigt?
- Zeitplan aufstellen
- Organisation und Budget definieren
- Verhaltensweisen
- Kommunikationsweisen
- Struktur und Arbeitsorganisation
- Machtverhältnisse
- Arbeitsumfeld
- Werte und Normen
In der ersten Phase gilt es, Stimmungen und Ansichten sowie der ersten Ansätze von gemeinsamen Werten zu ermitteln. Dazu müssen Workshops, Einzelgespräche und Arbeitsgruppen geplant werden. Ergebnisse müssen dokumentiert, ausgewertet und zentral zur Verfügung gestellt werden. Das erfordert einerseits ausreichend Zeit bei allen Beteiligten, ferner müssen ein Instrumentarium, (Software, Kameras für Interviews, Fragebogen, Checklisten etc.) bereitgestellt werden. Vor allem die Führungskräfte sollten Ihre Aufgaben nicht als reinen Zusatzaufgaben zum eh bereits vollen Arbeitstag sehen, sondern entsprechend priorisieren.
Da der Prozess ja während des „Normalbetriebs“ laufen soll, muss ein Zeitplan erstellt werden, der auch ohne massive Überstunden (und damit schnelle Ablehnung) funktioniert.
Auch wenn möglichst viele beteiligt werden, müssen Zuständigkeiten und Rollen definiert werden. Darüber hinaus muss ein Budget zur Verfügung gestellt werden, dass sowohl den Arbeitsausfall berücksichtigt wie auch „versteckte Kosten“ für Raummieten, Verpflegung, Incentives.
Analyse: Welche harten und weichen Fakten sollten ermittelt und erfasst werden
Grundlage einer funktionierenden Unternehmenskultur sind Werte, die sich aus Emotionen, Grundeinstellungen und Empfindungen definieren. Genau die sollten im ersten Schritt ermittelt und erfasst werden, um daraus im späteren Ablauf einen Konsens entwickeln zu können. Der Istzustand sollte auf folgende Details hin untersucht werden:
Verhaltensweisen
Wie gestaltet sich im Unternehmen der Umgang untereinander? Wird gesiezt, geduzt? Gibt es gemeinsame Veranstaltungen, abteilungsübergreifende Arbeitsgruppen? Welchen Stellenwert hat der Kunde, welchen haben Lieferanten und Geschäftspartner?
Kommunikationsweisen
Bekanntlich haben die meisten Probleme und Ärgernisse eine schlechte Kommunikation als Ursache. Daher sollte genaustens betrachtet werden, wie im Unternehmen kommuniziert wird? Offen und jederzeit? Oder verhalten und vorsichtig? Wir wird nach außen kommuniziert?
Struktur und Arbeitsorganisation
Hier geht es um den Firmenaufbau. Sind die Mitarbeitenden so eingesetzt, dass sie ihre Fähigkeiten gut nutzen können? Oder gibt es Strukturen „um ihrer selbst Willen“, die eher blockieren als fördern?
Machtverhältnisse
Die „Machtverhältnisse“ beschreiben die Hierarchien. Sind sie durchlässig oder fix? Weiß die Führungsebene, wie die Untergebenen denken und fühlen? Welche Austausch-Konzepte gibt es zwischen den Hierarchie-Ebenen?
Arbeitsumfeld
Sind neben den Vorschriften von Berufsgenossenschaften und Aufsichtsbehörden die Arbeitsplätze angenehm gestaltet? Gibt es Rückzugs-Areas? Wie schaut es mit Möglichkeiten aus, sich gesund zu verpflegen? Gibt es motivierende Angebote wie Sportkurse, Sonderkonditionen, einen Werksverkauf?
Werte und Normen
Dabei geht es darum, die Unternehmens-DNA zu ermitteln. Gibt es Grundsätze, beispielsweise aus der Zeit des Gründers? Welcher ist der urtümliche Zweck des Unternehmens? Welche Mission steht hinter dem unternehmerischen Handeln? Dabei sollten unbedingt auch die Ansichten derer eingeholt werden, die normalerweise nicht mit Strategie und Planung beschäftigt sind.
Zielsetzung und Definition des Sollzustandes
Nach der Erfassung des Istzustandes steht die Formulierung und Definition von Zielen an. Eine etablierte Methode, Ziele zu formulieren ist die SMART-Methode. Sie verhindert ein überambitioniertes Vorgehen und erleichtert es, bei der späteren Umsetzung zu dokumentieren und permanent zu kontrollieren, ob die Entwicklung der Unternehmenskultur sowohl zeitlich wie auch budgetär im Rahmen ist. SMART steht für:
Spezifisch:
Ziele müssen klar und nachvollziehbar formuliert sein.
Messbar:
Nur mit einem funktionierenden Mess-Instrumentarium ist eine stete Zielerreichungs-Kontrolle möglich
Attraktiv:
Das Ziel sollte Interesse und Motivation auslösen
Realistisch:
Die Ziele müssen so gesteckt sein, dass sie mit vertretbarem Aufwand erreichbar sind
Terminiert:
Ein einhaltbarer und stets einsehbarer Zeitplan ist obligatorisch.
Kick Off: Jetzt beginnt die Umsetzung
Sind die Ziele formuliert, ein Zeitplan angefertigt und Zuständigkeiten klar, beginnt die Umsetzung. Dazu sollte ein Kick-Off erfolgen, an dem alle Akteure beteiligt sind. So entsteht eine Grundmotivation und ein Zusammenhörigkeitsgefühl, das maßgebend für den gemeinsamen Erfolg ist. Schon relativ kurz nach dem Kick-Off sollte ein erstes Meeting aller Beteiligten erfolgen, um frühzeitig etwaige Hürden beseitigen zu können und um die Motivation aufrecht zu erhalten.
Beurteilung – Feedbackrunde
Am Ende des Zeitplans folgt eine erneute Bestandsaufnahme an. Ist die Implementierung der neuen Unternehmenskultur geglückt? Wo gab es unerwartete Probleme? Was hat länger gedauert oder gestaltete sich schwieriger als erwartet? Nun gilt es im Team zu definieren, wie die entstandene Unternehmenskultur gefestigt werden kann oder wo noch Nachholbedarf besteht. Als Instrumente zur Kontrolle eignen sich interne Mitarbeiterbefragungen. Ob sich die externe Sichtweise geändert hat, lässt sich beispielsweise mit einer breit gestreuten Kundenbefragung überprüfen