Verbesserungsvorschläge für den Arbeitsplatz

Ein angenehmes Arbeitsumfeld und ein kollegiales Klima sind für die meisten Menschen, die sich in einer Festanstellung befinden, die wichtigsten Wohlfühlkriterien. Gibt es jedoch Einschränkungen, Missstände, Unzulänglichkeiten und Mängel zu beklagen, trübt dies sowohl das Arbeitsklima wie auch die Motivation der Betroffenen. Abhilfe kann eine Kultur schaffen, die es jeder und jedem gestattet, Verbesserungsvorschläge einzubringen. Führungskräfte können nicht alle Details kennen, die ihren Teams den Spaß an der Arbeit trüben. Daher sind Verbesserungsvorschläge ein wichtiges Instrument der Mitarbeiterführung und fester Bestandteil eines demokratischen Führungsstils.

Wie ist ein Verbesserungsvorschlag aufgebaut?

Ein Verbesserungsvorschlag ist weitaus mehr, als die Kritik an einem Missstand. Er muss durchdacht sein, den Mangel und dessen Ursachen exakt beschreiben. Darüber hinaus muss detailliert dargestellt werden, wie, wann und wo die Verbesserung einzubringen ist und welche Maßnahmen dazu notwendig sind. Neben einer Schätzung des Aufwands sollte auch der Nutzen herausgearbeitet werden, der sich aus der Verbesserung ergibt, und wer davon profitiert:

• Schilderung des Missstands
• Lokalisierung: Wo genau muss verbessert werden
• Art und Weise: Mit welchen Mitteln wird die Verbesserung durchgeführt?
• Nutzen: Wer profitiert und was verbessert sich?

Beispiele für Themenfelder, in den Verbesserungen sinnvoll und nutzenbringend sind

Qualitätsverbesserung einer Dienstleistung
Lieferservice: Der Besteller erhält einen Anruf, wenn sich die Lieferzeit etwa durch einen Stau verzögert. Effekt: Mehr Kundenzufriedenheit.

Erhöhung der Gästezufriedenheit
Hotel/Pension: Urlaubsgäste erhalten bei schlechtem Wetter einen Gutschein für eine Indoor-Aktivität. Effekt: Kundenbindung.

Vereinfachung von Arbeitsverfahren
Büro: Einführung eines Ticket-Systems. Effekt: Höhere Transparenz, schnelleres Arbeiten.

Vereinfachung von Abläufen im Unternehmen
Verwaltung: Digitaler Urlaubsantrag. Effekt: Schnellere Genehmigung, mehr Mitarbeiterzufriedenheit.

Beseitigung von Fehlerquellen
Produktion: Vieraugen-QM-System einführen. Effekt: Weniger Fehler, Kosteneinsparung.

Energieersparnis
Fuhrpark: Spritspartraining veranstalten. Effekt: Kraftstoffkosten sinken, Mitarbeiter fahren besonnener.

Erleichterung der Arbeit
Logistik: Elektrische Hubmittel anschaffen. Effekt: Weniger Verletzungen, Jobs werden auch für Frauen attraktiver.

Verbesserung der betrieblichen Kommunikation
Dienstleistungsunternehmen: Offener Jour fixe für alle einführen. Effekt: Transparenz steigt, Kultur wird besser.

Erhöhung der Sicherheit
Produktion: Schulungsvideos über öffentliche Tablets/Bildschirme zugänglich machen. Effekt: Mitarbeitende können sich im Zweifel selbst „nachschulen“, Sicherheitsniveau steigt.

Verringerung von Krankheitsfällen
Büro: Betriebssport anbieten. Effekt: Wir-Gefühl steigt, Gesundheit wird gefördert.

Förderung kollegialer Zusammenarbeit
IT-Unternehmen: Regelmäßige Mitarbeiter-Events mit hohem Spaßfaktor. Effekt: Mitarbeitende lernen sich besser kennen und schätzen.

Verbesserung des Betriebsklimas
Online-Shop: Angenehme Räumlichkeit für Pausen schaffen/Fitnessgeräte/Kicker anschaffen. Effekt: Mitarbeiter nutzen Pausen aktiver und haben Spaß untereinander.

Die angeführten Beispiele verdeutlichen, dass es unendlich viele Möglichkeiten gibt, durch die geeignete Maßnahme spürbare Verbesserungen für alle Beteiligten zu erreichen.

Nicht jede Kritik ist auch ein Verbesserungsvorschlag

Ein echter Verbesserungsvorschlag führt zu einer Innovation, die für alle Beteiligten spürbar ist. Es gibt aber auch viele geäußerte Kritikpunkte, die nicht als Verbesserungsvorschlag anzusehen sind. Dazu gehören:

Hinweise auf bestehende technische Probleme oder notwendige Reparaturen
(Das sind eher Lappalien, die der Hausmeister oder ein Service-Team beseitigt.)

Kritik und das Aufzeigen von Problemen, ohne einen Lösungsvorschlag zu formulieren
(Das gilt eher als Nörgelei und erzeugt schlechte Stimmung.)

Anregungen, die bereits als Verbesserungsvorschlag gemacht wurden
(Hier sollte eher ergründet werden, warum es zur geplanten Verbesserung nicht kam.)

Vorschläge, die eigentlich zum Aufgabengebiet des Vorschlagenden gehören
(Dies erweckt den Anschein, als wolle er eine unbequeme Aufgabe loswerden.)

Verbesserungsvorschläge, die sich generell genau auf das Aufgabengebiet des Einreichers beziehen
(Diese Art Missstände oder Probleme sollten ausschließlich mit den Kollegen und dem direkten Vorgesetzten besprochen werden. Sie gehören nicht auf die Unternehmens-Ebene.)

Formulierung eines Verbesserungsvorschlags

Ein Verbesserungsvorschlag hat umso mehr Chancen, realisiert zu werden, je exakter er formuliert ist und er so wenig Fragen wie möglich offenlässt.

Hier ein Beispiel für einen gelungenen Verbesserungsvorschlag:

Problem: Kolleginnen und Kollegen legen ein völlig unterschiedliches Verhalten an den Tag, die zum Büro gehörige Teeküche in ihren Pausen zu nutzen. Teilweise wird die Küche so unordentlich verlassen, dass sie für andere kaum nutzbar ist und auch der Reinigungsfirma ein Aufräumen nicht zuzumuten ist.

Vorschlag: Es wird ein rollierender „Teeküchen-Reinigungs-Dienst“ installiert. Zwei Kolleginnen oder Kollegen sind jeweils eine Arbeitswoche lang für die „Hygiene“ in der Teeküche zuständig. Dafür dürfen Sie das Ende Ihrer offiziellen Arbeitszeit nutzen. Ferner werden vom Unternehmen ausreichend und geeignete Reinigungsmittel zur Verfügung gestellt. Die jeweilige Reinigung wird auf einer Checkliste protokolliert, die an der Tür zur Teeküche hängt.

Wer profitiert? Alle profitieren von einer aufgeräumten Teeküche, die Arbeit wird gleichmäßig unter allen aufgeteilt. Das fördert den Zusammenhalt und die Pausenkultur.
Niemand fühlt sich bei der Pausengestaltung mehr durch andere benachteiligt.

Aufwand: Etwas Regelarbeitszeit, Anschaffung der Reinigungsmittel.

Fazit: Ein kultiviertes System zur Einreichung von Verbesserungsvorschlägen wirkt sich sehr positiv auf die Unternehmenskultur aus und steigert den Zufriedenheitsfaktor aller Mitarbeitenden.

Wünschen Sie sich Verbesserungen für Ihr Unternehmen, die sowohl gewünscht als auch zielführend sind?

Falls auch Sie mit Ihrem Team Verbesserungsvorschläge erarbeiten wollen, um gemeinsam produktiver und zufriedener zu arbeiten, empfehlen wir Ihnen ein teamgeist Team Coaching.
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Text: Christian Bonk