Hybrid Events Vor- und Nachteile

Der Wunsch nach gemeinsamen Erlebnissen ist in den meisten Unternehmen aktuell groß, nur die Möglichkeiten zeitnah ein Event zu veranstalten – an welchem größere Teams in einer Gemeinschaft physisch zusammenkommen – sind aufgrund der aktuellen Covid19-Pandemie begrenzt. Rechtlich limitierte Teilnehmerzahlen, gesundheitliche oder moralische Bedenken können ein analoges Event in der Umsetzung einschränken.

Auch vor der Corona-Zeit gab es bereits viele Unternehmen, die hybride Eventformate genutzt haben. Zum Beispiel weil MitarbeiterInnen an unterschiedlichen Standorten in Deutschland, Europa oder der Welt verteilt, sitzen und auf Reise-Aufwand verzichtet werden sollte. Hybride Eventkonzepte haben die Vorteile, Menschen über Ländergrenzen hinweg miteinander zu verbinden. 

Möchten auch Sie MitarbeiterInnen aus verschiedenen Abteilungen oder von verschiedenen Standorten an einem Event vereinen? Mit einem Hybrid Event können Unternehmen Ihre Events flexibel, individuell und mit den unterschiedlichsten räumlichen Voraussetzungen und Distanzen planen. 

Das ist besonders in diesem Jahr der Covid19-Pandemie interessant, in welchem die Planbarkeit eingeschränkt ist und es viele unterschiedliche Arbeitsmodelle gibt: einige MitarbeiterInnen sind im Homeoffice oder in kleinen fest organisierten Gruppen beschäftigt. Wiederum andere arbeiten in verschiedenen Niederlassungen oder international in unterschiedlichen Ländern. Vielleicht sind auch einige MitarbeiterInnen in der Produktion und wieder andere desgleichen Unternehmens im heimischen Büro beschäftigt. 

Die Kombination aus analogen Events vor Ort und virtuellen Events machen Veranstaltungen trotz dieser individuellen Voraussetzungen möglich, erfordern jedoch eine optimale inhaltliche und technische Planung und Umsetzung. Mit diesem Artikel möchten wir die Möglichkeiten von Hybrid Events beleuchten und Vor- und Nachteile des hybriden Eventformats aufzeigen. Dabei gehen wir zudem der Frage nach, für welche Unternehmen, Konstellationen und Ziele Hybride Events geeignet sind und stellen Ihnen 5 mögliche Anlässe vor. Wir von teamgeist arbeiten seit einigen Jahren mit den innovativen technischen Möglichkeiten, Teambuildingmaßnahmen standortübergreifend umzusetzen und gemeinsame Erlebnisse zu schaffen.

Für welche Unternehmen eignen sich hybride Events?

Hybride Team Events eignen sich für einzelne MitarbeiterInnen und Teams, die nicht physisch an einem gemeinsamen Ort arbeiten oder zusammen kommen sollen. Besonders in diesem Jahr ist dieses hybride Eventformat pandemiebedingt für viele Unternehmen die optimale Lösung Ihre MitarbeiterInnen zusammenzubringen, weil ein hybrides Team Event standortübergreifend und sehr individuell geplant werden kann. Ein klarer Vorteil von hybrid ist die Flexibilität. Es können beispielsweise kleine Teams, die an einem Standort zusammenarbeiten, gemeinsam mit einzelnen MitarbeiterInnen aus dem Homeoffice zu einem gemeinsamen Event verbunden werden. 
Auch für große Unternehmen mit verschiedenen Niederlassungen sind hybride Events ein optimales Event-Format, da die verschiedenen Teams gemeinsam dann digital vereint werden können. So ein großes hybrides Event durften wir von teamgeist beispielsweise häufiger mit einer Global tabtour® organisieren und umsetzen. Die Großevents hatten im Durchschnitt über 500 TeilnehmerInnen – an z. B. 10 Standorten in Europa. Jedes Team an seinem Ort, digital mit den anderen KollegInnen bei einer gleichzeitigen Challenges über Tablets verbunden, einer finalen Live-Übertragung aus allen Städten und mit einer krönenden Abschlussfeier.

Natürlich setzt teamgeist auch mit deutlich weniger Teilnehmenden hybride Events um. Insbesondere dieses Jahr planen wir oft neben geplanten analogen Events parallel ein hybrides Alternativ-Event-Konzept, um im Zweifel Ihr Event nicht ausfallen zu lassen, sondern bequem in ein hybrides Event umzuwandeln.

Beispielsweise planen wir aktuell mit vielen unserer KundInnen ihr diesjähriges Sommerfest. Natürlich wünschen sich die meisten ein analoges Sommerfest mit persönlichen Begegnungen und physisch gemeinsamen Stunden. Dies planen wir gerne mit Ihnen und weisen aber auf Gefahren der Nicht-Umsetzbarkeit hin und legen Ihnen ein hybrides Alternativ-Konzept ans Herz.

Wir haben Ihnen hier verschiedene Anlässe als Anregungen zusammengefasst, für die sich ein hybrides Event speziell eignet.

Nachteile und Risiken bei hybriden Events

Doch nicht für alle Anlässe ist eine hybride Version ideal geeignet. 

1. MitarbeiterInnen ausschließlich im Homeoffice

   Wenn ausnahmslos alle MitarbeiterInnen ausschließlich einzeln im Homeoffice beschäftigt sind, eignet sich häufig ein rein digitales Event. Zu klären ist, ob es kleine Gruppen geben darf, die sich physisch treffen dürfen, um so bspw. Team Events mit jeweils Kleingruppen analog stattfinden zu lassen. Oder ob dies ein zu großes Risiko ist.

2. Reisekosten/Reiseaufwand/extremer Sparkurs

   Sollten Unternehmen auf extremem Sparkurs sein und alle Maßnahmen so effizient, wie möglich, durchführen möchten, eignen sich idealer Weise rein virtuelle Events. Hierbei bleiben der Reiseaufwand sowie die Reisekosten erspart und Sie bieten Ihren MitarbeiterInnen dennoch ein Team Event mit nachhaltiger Wirkung.

3. Ganz spezielle analoge Events

   Wenn Sie ein ganz spezielles Outdoor-Action-Event geplant haben, wie zum Beispiel ein Floßbau mit Ihrem Team, ist eine reine Vor-Ort-Veranstaltung meist besser geeignet und hybrid schwer umzusetzen. Gerade bei Wasser-Events kann eine virtuelle Zusammenführung von unterschiedlichen analogen Teams Schwierigkeiten und Unsicherheiten darstellen. Möglich ist vieles – fragen Sie am Besten einfach direkt bei uns nach. Wir finden mit Sicherheit eine sehr gute Lösung für Ihre individuellen Wünsche.

   Und Achtung! 

4. Hoher Organisationsaufwand

   Die wichtigsten Voraussetzungen von hybriden Events sind eine professionelle Organisation und einwandfreie technische Lösungen in der Hard- und Software. Das macht die Planung im Vorfeld komplex und führt zu Enttäuschungen, wenn die Umsetzung nicht reibungslos verläuft oder das Event sogar ausfällt. Die Organisation wird häufig bei Events unterschätzt. Bei hybriden Events gibt es jede Menge individuelle Anforderungen, die zu bedenken sind. Sinnvoll ist es, die Organisation einem Profi anzuvertrauen, damit Sie sich auf Ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. 

   Noch mal Achtung!

5. Komplexe technische Infrastruktur notwendig

   Für die Verbindung von unterschiedlichen Teams und Orten sind spezielle technische Lösungen notwendig. Je nach genutzter Hardware und Software in Ihrem Unternehmen oder bei den MitarbeiterInnen im Homeoffice muss die technische Infrastruktur angepasst werden. Tests und Know-how sowie bestenfalls viel Erfahrung tragen zu viel Professionalität bei.

   
   Selbstverständlich können Unternehmen hybride Events auch selbst umsetzen, es scheitert meist allerdings an den fehlenden Ressourcen sowie dem fehlenden Know-how, die Organisation sowie die technische Infrastruktur passend umzusetzen.

Trotz unterschiedlichster Herausforderungen sind die Möglichkeiten, Ihr Team mit einem hybriden Event zusammenzubringen, vielfältig und bieten besonders in der aktuellen Zeit echte Lösungen und Vorteile für Austausch, Erlebnis und Zusammenhalt. Nutzen Sie die Flexibilität und Individualität von hybriden Event-Lösungen und die Erfahrung von professionellen Dienstleistern, wie teamgeist. Wir bieten Ihnen alle technischen Voraussetzungen und beraten Sie mit Erfahrung und Leidenschaft, wie ein hybrides Event wirkungsvoll umgesetzt werden kann. Bauen Sie mit hybriden Events stabile Brücken zwischen Ihren MitarbeiterInnen! Kontaktieren Sie uns – wir freuen uns auf Sie!

Weitere Informationen zu den teamgeist hybriden Eventkonzepten >>

Autorin: Christina Engel