Dir Planung eines Sommerfests kann eine echte Herausforderung sein. Vor allem dann, wenn man ein Sommerfest planen möchte, welches die Teammitglieder begeistert und das Gemeinschaftsgefühl stärkt. Hier findest Du eine kompakte Übersicht über die wichtigsten Schritte und digitalen Helfer, die Dich bei der Planung unterstützen. Und wir stellen Dir unsere Top 3 Sommerfest-Events vor.
Entdecke kreative Ideen und praktische Tipps, die Dir helfen, aus Deinem nächsten Sommerfest das Highlight des Jahres zu machen. Egal, ob Du nach Inspiration suchst oder konkrete Planungshilfen benötigst – dieser Artikel ist Dein perfekter Begleiter auf dem Weg zu einem erfolgreichen Event. Wir von teamgeist lieben es Events zu planen. Lass Dich für Deine Eventplanung von uns Eventexperten inspirieren und mitreißen!
In der Planungsphase gilt es zunächst die verschiedenen Herausforderungen zu erkennen. Was Du in der Planung vorab berücksichtigen solltest, haben wir hier in einem ersten Überblick zusammengestellt:
Mit den richtigen Tipps und Werkzeugen kannst Du ein Sommerfest gestalten, das allen in Erinnerung bleibt und die Teamdynamik nachhaltig positiv beeinflusst. Doch wo fängt man an und welche Tools erleichtern die Organisation? Hier haben wir die wichtigsten Schritte in einer sinnvollen chronologischen Reihenfolge für Dich zusammengefasst:
1. Hol Dir Unterstützung für die Planung
Suche Dir interessierte Kolleginnen und Kollegen, die Dich bei der Recherche und Organisation unterstützen. Im Team organisiert es sich besser.
2. Analysiere, was Eurem Team bei einem Sommerfest besonders wichtig ist
Erstelle ein Google Umfrage-Formular und schicke es an Deine Mitarbeiter, hier ist ein Beispiel für ein mögliches Umfrageformular für das Sommerfest-Teamevent:
3. Legt einen Budget-Rahmen fest
Falls Ihr noch keinen festen Budget-Rahmen habt, solltet Ihr nun auf Grundlage der Befragung eine erste Einschätzung notieren und gegebenenfalls recherchieren. Die Ergebnisse der Umfrage sowie die Einschätzung bieten dann die Basis für den Austausch mit dem Budgetverantwortlichen, um einen konkreten Budget-Rahmen festzulegen.
4. Nutzt Tools wie Trello für Eure Ideensammlung und Planung
Ihr erstellt ein Trello – ein Planungsboard, kategorisiert Eure Ideen und ordnet diese nach Thema und Relevanz. Dann ladet Ihr alle interessierten Mitarbeiter:innen dazu ein das Board mit Ideen zu vervollständigen: z.B. Gibt es Orte, Catering, Unternehmungen, die Ihr empfehlen könntet? Hier können Kolleginnen und Kollegen Aufgaben übernehmen, insbesondere, wenn sie sich besonders gut mit einer Thematik wie Fotografie, kulinarischen Highlights, Regionalem, Aktivitäten usw. auskennen oder gute Kontakte zu Dienstleistern und Locations haben. Im Folgenden seht Ihr ein Beispiel:
5. Vorschläge für die Sommerfest-Planung im Team abstimmen
Wenn Ihr Euch nicht direkt für das eine Team Event entscheiden könnt, erstellt ihr drei Event-Vorschläge im Google Umfrage Formular und lasst das Team abstimmen. Hier seht Ihr ein Beispiel:
6. Recherche der Dienstleister und besten Angebote für Euer Sommerfest
Wenn ihr Euch für ein Event entschieden habt, dann fragt ihr entsprechende Angebote an. Hierzu wendet Ihr Euch einfach an teamgeist oder ihr organisiert selbst eine Location, Hotels, Busunternehmen, Trainer:innen, Catering, Verleih-Services, usw.. Der Vorteil, wenn wir nach Euren Wünschen planen? Ihr spart Zeit, Geld und Nerven. Denn als professionelle und erfahrende Event-Experten haben wir nicht nur überzeugende Team Events, sondern auch ein großes Netzwerk an Partnerlocations und Dienstleistern. So können wir auch preislich attraktivere Angebote machen. Wir organisieren Euer Sommerfest also entweder von A-Z oder Ihr überlasst uns einfach einen Teil der Planung und organisiert andere Punkte selbst, so könnt Ihr z.B. das Catering selbst organisieren.
Tipp: Vergleicht die Angebote der ausgewählten Dienstleister und Locations und lasst Euch direkt mögliche Termine geben.
7. Erleichtere Dir die Terminfindung mit einem Tool
Erstellt ein Doodle mit möglichen Terminen, die von der Location für Euch frei gehalten wurden und schickt es an Eure Mitarbeiter mit einer Deadline, um den optimalen Zeitpunkt festzulegen, an dem fast alle da und nicht im Urlaub sind. Hieraus ergibt sich die Anzahl Eurer Teilnehmer:innen. Nun solltet Ihr eine Teilnehmerliste erstellen, um alle Personen für die Sommerfest-Planung im Blick zu behalten. Verschicke Einladungen mit einer Deadline zur Zu- oder Absage.
8. Konkrete Buchung
Besichtige die Location, sprich den Ablauf vor Ort und mit allen Beteiligten Dienstleistern ab. Buche nun einen fixen Termin unter Berücksichtigung der Teilnehmerzahl und Eures Budgets. Gehe sicher, dass es bei schlechtem Wetter auch Ausweichmöglichkeiten innerhalb der Location gibt und spreche dies mit dem Verantwortlichen ab, damit dort keine doppelte Veranstaltung stattfinden.
9. Kommunikation: Die Vorfreude und Vorbereitung auf das Sommerfest
Eine effektive Kommunikation ist der Schlüssel, um die Vorfreude auf das Sommerfest zu wecken und alle Beteiligten bestens vorzubereiten. Nutze intuitive und kostenlose Tools wie Canva, um ansprechende Einladungen und Informationsmaterialien zu gestalten. Mit den vielfältigen Vorlagen kannst Du schnell und einfach ein Design erstellen, das ins Auge fällt und die Neugier auf das bevorstehende Event weckt. In Deinem Ablaufplan sollten klare Zeiten und Programmpunkte aufgeführt sein, damit alle wissen, was sie erwartet. Vergiss nicht, wichtige Hinweise wie die empfohlene Kleidung – sei es bequeme oder wetterangepasste Kleidung – deutlich zu kommunizieren. So stellst Du sicher, dass sich alle Kolleginnen und Kollegen wohlfühlen und sich auf das Sommerfest freuen können.
10. Fotos auf dem Event
Engagiere einen Fotografen, eine Fotobox oder gib Mitarbeitern die Möglichkeit über eine App, wie z.B. Pixlib Fotos während des Events für alle zugänglich und ersichtlich hochzuladen.
11. Wertschätzende Nachbereitung
Bedanke Dich bei allen Beteiligten und schicke nochmal die schönsten Fotos herum. Frage ggf. nach Feedback. Besorge aus der Firmen-Kaffee-Kasse ein paar Leckereien und schenke sie den vielen kleinen Helferlein dieses Sommerfests.
Nützlich ist auch ein Austausch und Auflistung, was besonders gefallen und funktioniert hat. Und was beim nächsten Mal unbedingt noch bedacht werden muss. Idealerweise direkt nach dem Event, so ist alles noch präsent.
Möchtet Ihr ein Sommerfest planen, um Euren Zusammenhalt zu stärken und Eueren Teamgeist zu feiern? Diese Eventformate eignen sich ideal, um in den Austausch zu kommen und ein unvergessliches Teamerlebnis in der schönsten Jahreszeit zu kreieren. Hier sind unsere drei beliebtesten Team Events für Euer Sommerfest mit Wir-Gefühl:
Ein gemeinsames Floßbau - Team Event ist die perfekte Gelegenheit, Dein Team auf spielerische Weise zu stärken und einen abwechslungsreichen Tag am und auf dem Wasser zu verbringen. Bei diesem Abenteuer arbeiten alle zusammen, um aus einfachen Materialien ein schwimmfähiges Floß zu konstruieren und anschließend gemeinsam zu Wasser zu lassen. Dieses Eventformat eignet sich ideal für ein Sommerfest, da es Teamarbeit, Kommunikation und Kreativität in den Vordergrund stellt und gleichzeitig für jede Menge Spaß sorgt. Es eignet sich ideal für einen Tag am Wasser mit einem Teamerlebnis und anschließender Feier.
Mit einem Floßbau-Event von teamgeist schaffst Du ein unvergessliches Sommerfest, das Dein Team näher zusammenbringt und für langanhaltende Motivation sorgt.
Taucht ein in die Welt der schottischen Highlands und erlebt ein Sommerfest voller spannender Herausforderungen und Teamgeist. Bei den Highland Games von teamgeist tretet Ihr in verschiedenen Disziplinen gegeneinander an und stärkt dabei den Zusammenhalt im Team. Ob beim Tauziehen, Gummistiefel-Weitwurf oder dem Befüllen des "verflixten Fasses" – Spaß und Teamwork stehen im Vordergrund.
Die Kombination aus Spaß, Wettbewerb und schottischer Tradition sorgt für bleibende Erinnerungen. Mit den Highland Games von teamgeist wird Euer Sommerfest zu einem besonderen Erlebnis, das den Teamzusammenhalt nachhaltig fördert.
Erlebt ein Sommerfest voller Abwechslung und Teamgeist mit einer Team Challenge von teamgeist. Dieses Event bietet Euch die Möglichkeit, aus über 100 verschiedenen Modulen und Spielen zu wählen, die individuell auf Eure Wünsche und die Eventlocation abgestimmt werden können. Ob beim Bau des höchsten Turms, der Konstruktion einer stabilen Brücke oder dem gemeinsamen Bewältigen eines Sinnesparcours – hier ist für jeden etwas dabei. Die Team Challenge eignet sich ideal für ein Sommerfest, da sie Flexibilität, Vielfalt und Spaß miteinander verbindet und den Teamzusammenhalt stärkt.
Bildunterschrift: Gemeinsame Aufgaben stärken die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team.
Mit der Team Challenge von teamgeist wird Euer Sommerfest zu einem abwechslungsreichen und unvergesslichen Erlebnis, das den Teamzusammenhalt nachhaltig fördert.
Tipp: wenn Ihr Euren Teamtag direkt am Strand verbringen möchtet, empfehlen wir Euch unsere Beach Challenge. In Kombination mit einem BBQ könnt Ihr hier einen außergewöhnlichen Tag erleben.
Ein gelungenes Sommerfest erfordert sorgfältige Planung und Organisation, um ein unvergessliches Teamerlebnis zu schaffen, das den Zusammenhalt stärkt und die Unternehmenskultur fördert. Wir hoffen, unsere Tipps und Inspirationen bieten einen guten Überblick und unterstützen Euch in Eurer Planung. Falls Ihr Euch einen Sparringspartner wünscht, der Eure Ideen für ein gelungenes Sommerfest rundum professionell plant und umsetzt, seid Ihr bei uns von teamgeist genau richtig.
Als erfahrene Eventexperten mit über 30 Jahren Erfahrung stehen wir Dir mit Leidenschaft und einem umfangreichen Partnernetzwerk zur Seite. Gerne übernehmen wir die gesamte Organisation Deines Sommerfests – von der Auswahl der passenden Location über das Catering und den Transport bis hin zum DJ und der Übernachtung. So kannst Du Dich entspannt zurücklehnen und Dich auf ein perfekt abgestimmtes Event freuen, das Dein Team begeistern wird.
Das klingt gut? Wir freuen uns auf Euch und Eure Anfrage!
Autoren: Jan Möller und Christina Engel
Erfahren Sie, worauf es bei der Planung ankommt, um ein unvergessliches Erlebnis zu gestalten.
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