1. Hilfe
Suche Dir interessierte Mitarbeiter und Praktikanten, die Dich bei der Recherche und Organisation unterstützen.
2. Analyse
Erstelle ein Google Umfrage-Formular und schicke es an Deine Mitarbeiter, hier ist ein Beispiel:
- Was ist in den letzten Jahren bei Events gut gelaufen & was nicht, warum nicht?
- Welche Bedürfnisse sollte Euer Sommerfest erfüllen?
- Was wäre das absolute Wunschszenario, wenn Geld keine Rolle spielen würde?
- Welche von diesen Events würden Euch am meisten ansprechen?
3. Budget
Ihr stellt Eurem Chef die Ergebnisse der Umfrage zur Verfügung und bittet um ein Budget.
4. Brainstorm
Ihr erstellt ein Trello, kategorisiert das Brainstorming und ordnet es nach Thema und Relevanz. Mit folgenden Sektionen und ladet alle interessierten Mitarbeiter dazu ein dieses mit Ideen zu vervollständigen: z.B. Gibt es Orte, Catering, Unternehmungen, die Ihr empfehlen könntet? Hier können Mitarbeiter auch Aufgaben übernehmen, insbesondere, wenn sie sich besonders gut mit einer Thematik wie Fotografie, kulinarischen Highlights, Regionalem, Aktivitäten usw. auskennen oder gute Kontakte zu Dienstleistern und Locations haben. Im Folgenden seht Ihr ein Beispiel eines Trello-Board, das ihr kopieren könnt, um Euer Teamevent besser zu organisieren:
5. Vorschläge
Wenn Ihr Euch nicht für das eine Teamevent entscheiden könnt, erstellt ihr drei Event-Vorschläge im Google Umfrage Formular und lasst sie von Euren Mitarbeitern abstimmen. Hier seht Ihr ein Beispiel:
6. Recherche & Angebot
Wenn ihr Euch für ein Event entschieden habt, dann fragt ihr Angebote an. Hierzu wendet Ihr Euch einfach an Teamgeist, oder ihr organisiert selbst eine Location, Hotels, Busunternehmen, einen Trainer, Catering, Verleih-Services, usw. . Allerdings können wir Euch den besten Preis versprechen, da wir gute Partnerschaften haben und viele Betriebsfeiern organisieren und allein werdet ihr auf jeden Fall sehr viel Aufwand haben. Ihr könnt natürlich auch nur einen kleinen Teil, wie z.B. das Catering selbst organisieren. Vergleicht dann die Angebote der ausgewählten Dienstleister und Locations und lasst Euch mögliche Termine geben.
7. Termin
Erstellt ein Doodle mit möglichen Terminen, die von der Location für Euch frei gehalten wurden und schickt es an Eure Mitarbeiter mit einer Deadline, um den optimalen Zeitpunkt fest zu legen, an dem fast alle da und nicht im Urlaub sind. Hieraus ergibt sich die Zahl der Teilnehmer und eine Teilnehmerliste. Verschicke Einladungen mit einer Deadline zur Zu- oder Absage.
8. Buchung
Besichtige die Location, sprich den Ablauf vor Ort und mit allen Beteiligten Dienstleistern ab. Buche nun deinen fixen Termin mit deiner Teilnehmerzahl innerhalb deines Budgets. Gehe sicher, dass es bei schlechtem Wetter auch Ausweichmöglichkeiten innerhalb der Location gibt und spreche dies mit dem Verantwortlichen ab, damit dort keine doppelte Veranstaltung stattfinden.
9. Kommunikation
Kommuniziere den Ablaufplan des Firmenevents, die Inhalte und die Rahmenbedingungen an deine Mitarbeiter.
10. Fotos auf dem Event
Engagiere einen Fotografen, eine Fotobox oder gib Mitarbeitern die Möglichkeit über eine App, wie z.B. Pixlib Fotos während des Events für alle zugänglich und ersichtlich hochzuladen.
11. Dank
Bedanke Dich bei allen Beteiligten und schicke nochmal die schönsten Fotos herum. Frage ggf. nach Feedback. Besorge aus der Firmen-Kaffee-Kasse ein paar Leckereien und schenke sie den vielen kleinen Helferlein dieses Sommerfests.
